RESPONSABILITÉS : Missions principale · Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants) · Aider et soutenir l'activité administrative et pédagogique dans sa globalité · Coordonner l'harmonisation des procédures avec les responsables de formation · Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions pédagogiques, stage, résultats) · Organiser les sessions d'examens et de rattrapages · PEGASE (élaboration de PV, saisie des notes (ponctuel), préparation des jurys, édition des relevés de notes, édition de la liste de contrôle de saisie, attestations de réussite) · Préparer les commissions pédagogiques, saisir, classer, éditer les listings, enregistrer et publier les résultats · Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion · Suivi de la base de données enseignants/cours sur filemaker. · Saisir les salles sur l'outil EDT SOFT · Assurer la gestion des chargés de cours et des intervenants extérieurs OSE (invitation, suivi, saisie et validation des heures prévisionnelles et réalisées) · Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants · Coordination avec le service technique des départements, avec le service technique mutualisé de l'UFR et toutes les structures de l'université : UFR, SCUIO, cellule Apogée, service de la scolarité · Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, chargés de cours, étudiants · Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative · Relations directes avec la direction du département et les responsables de diplôme, le service technique, direction avec l'UFR Arts et l'ensemble de l'université · Fonction d'accompagnement et de conseil auprès des étudiant.e.s. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances requises pour le poste · Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique · Travailler en équipe · Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes · L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement · Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative · Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée · Planifier son activité · Rechercher l'information, la vérifier et la classer · Utiliser les techniques de classement et d'archivage · Informer et rendre compte · Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines Compétences opérationnelles · Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique · Travailler en équipe · Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes · Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée · Planifier son activité · Rechercher l'information, la vérifier et la classer · Utiliser les techniques de classement et d'archivage · Informer et rendre compte · Curiosité envers le monde culturel · Comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement · Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative · Connaissance du domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines Compétences comportementales - Sens relationnel - Sens de l'organisation - Rigueur/Fiabilité