RESPONSABILITÉS : Les différentes activités se feront en collaboration avec les directeurs d'études et responsables de parcours. · Accueillir, renseigner les étudiants, enseignants, vacataires, personnalités extérieures · Communiquer auprès de tous les acteurs du département (diffusion, informations, affichage...) · Suivre les inscriptions administratives, saisir des inscriptions pédagogiques, gérer les groupes d'étudiants (APOGEE, SCOL IUT) · En appui avec la direction des études, gérer les absences et retards, saisir les notes communiquées par la Direction des études, préparer les jurys, établir les attestations de réussite, éditer les procès-verbaux des jurys · Constituer et assurer le suivi des conventions de stages (en France et à l'étranger) (LEA, PAUL SAB Réseau) · Organiser la logistique des soutenances · Apporter un suivi aux étudiants en Formation Continue, en parcours aménagé, en situation de handicap, en 1/3 temps, étrangers · Être en relation avec les partenaires extérieurs : CROUS,SSE (psychologue, assistante sociale, médecin, infirmière...) · Apporter une aide dans l'organisation de l'emploi du temps (CELCAT) : participer à l'emploi du temps (réunions, contrôles de rattrapage), gérer les aléas · Gérer les mails du département (courrier entrant : réception et dépouillement, diffusion et traçabilité, contrôle des échéances de certains courriers attendant une réponse, archivage/ courrier sortant : rédaction, diffusion et traçabilité) · Réaliser des envois de courriers en masse · Gérer les dossiers vacataires (dossiers SGCE, missions, accueil et logistique...) · Préparer les convocations des différentes commissions, conseils du département, saisir et diffuser les comptes-rendus · Organiser les élections du département d'un point de vue administratif · Diffuser les informations : affichage et publicité interne des décisions, appels à candidature, réunions, formation · Suivre les éventuelles associations du département : domiciliation, subventions, adhésions · Apporter une aide pour le suivi des anciens étudiants du département (offres d'emploi, enquêtes...) · Participer à l'organisation de manifestations : Journées Portes Ouvertes, INFOSUP... · Participer à l'organisation des élections du département de formation et du site de Castres (mise en place du matériel avec les responsables, tenue du bureau de vote : assesseur à l'occasion, dépouillement...) · Gérer la logistique du département (fournitures de bureau, location photocopieurs...) PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances : - Métier du secrétariat, techniques de communication écrite et orale - Connaissance du système universitaire Savoir-faire technique : - Maîtrise des outils bureautique (Word, Excel), des navigateurs internet (recherches intranet/internet) - Maîtrise de l'outil APOGEE - Connaissance des outils universitaires/pédagogiques (CELCAT, SGCE, SIFAC...) Savoirs comportementaux : - Sens du Service Public - Travail en équipe - Capacité d'adaptation, sens de l'organisation, respect des délais, gestion des aléas - Autonomie, esprit d'initiative, disponibilité, écoute