PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION L'ADN de notre collectivité ? Une volonté affirmée de construire une ville plus solidaire, engagée dans la transition écologique et tournée vers la participation citoyenne. Rejoignez-nous : ensemble nous sommes Villejuif et Villejuif a le visage de chacun d’entre nous ! DESCRIPTION DES MISSIONS Au sein de la Direction de la Santé, vous travaillez en étroite collaboration avec le Directeur.ice et les cadres de la direction. Vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement administratif et organisationnel du service en assurant un appui quotidien à la direction. Véritable interface entre les équipes, les partenaires internes et externes, vous contribuez à la fluidité des échanges et au suivi des projets portés par la direction dans le champ de la santé publique. • Organiser la vie professionnelle du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé : − Gérer et traiter les informations écrites (courrier…) et orales (téléphone…) reçues quotidiennement ; − Organiser l’agenda du directeur.rice de la santé et du directeur.rice adjoint.e de la santé, prendre des rendez-vous en fonction des priorités ; − Rappeler les informations importantes et transmettre les messages ; − Relecture et diffusion des parapheurs ; − Organiser et planifier des réunions ; − Assister aux réunions pour en réaliser les comptes rendus ; − Respecter les délais de transmission des documents avant les réunions ; − Répartir et suivre l’ensemble du courrier de la Direction et vérifier les parapheurs ; − Organiser le classement et l’archivage. • Suivre les projets et les activités de la Direction − Participer au suivi du budget de la Direction (participer à la préparation du budget, suivi des dépenses, des demandes de subventions, instruction des devis) ; − Suivre les délibérations et les conventions ; − Constituer les dossiers (thématiques) pour le.la directeur.rice de la santé et le.la directeur.rice adjoint.e de la santé afin de faciliter l’anticipation ; − Diffuser les informations internes et externes aux interlocuteurs dédiés ; − S’assurer de la compréhension, du respect des circuits, procédures, délais par les services ; − Renseigner et suivre les tableaux de bord de la Direction ; − Instruire ou constituer certains dossiers pour le.la directeur.rice de la santé et le.la directeur.rice adjoint.e de la santé rechercher les éléments de réponse, rédiger des courriers et notes ; − Centraliser les dossiers transversaux de la Direction ; − Participer aux réunions de Direction (rédaction des ordres du jour, des compte rendus) ; − Suivre les congés des responsables de l'équipe de direction. • Assurer l’accueil téléphonique et physique − Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs ; − Renseigner des fiches d’entretien. PROFIL RECHERCHÉ Issu·e d’une formation administrative, vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et les techniques de secrétariat. Une bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales est appréciée. Vous savez hiérarchiser les priorités, gérer un agenda complexe et rédiger des documents avec rigueur. À l’aise dans le suivi de dossiers et l’organisation de l’information, vous faites preuve de méthode et de fiabilité. Des notions en communication et en suivi budgétaire constituent un atout. Doté·e de solides qualités relationnelles, vous êtes reconnu·e pour votre discrétion, votre sens de l’organisation et votre capacité à gérer les urgences. Autonome et adaptable, vous appréciez le travail en équipe et le service public. Curieux·se, vous aimez vous former et actualiser régulièrement vos connaissances.