POSTE : Coordinateur Administration des Ventes H/F DESCRIPTION : Notre nouvelle ambition est de mettre en place un service dédié Administration Des Ventes (ADV) au sein de notre société DEF OUEST. Sous la responsabilité de Gauthier, notre Responsable Administratif et Financier, vous serez responsable de la gestion et de l'optimisation de notre processus. Vous veillerez à la satisfaction client, à la fluidité des opérations et au respect des engagements commerciaux. Vous avez envie de participer avec nous à cette nouvelle aventure et nous faire partager votre expérience ? Voici les principales missions qui vous sont confiées : - Superviser et animer l'équipe ADV : Gérer les priorités, accompagner les équipes et les opérationnels, monter en compétences. Assurer un reporting régulier au Responsable Administratif et Financier et prendre en charge et gestion des dossiers complexes avec prise de décision ; - Piloter le processus ADV et garantir la bonne application des procédures : Effectuer les accords d'agréments clients, établir les factures et documents annexes pour les affaires TN et Maintenance, Prendre en charge la gestion des cautions bancaires et s'assurer de la solvabilité du client avant l'enregistrement de la commande. Décider de la validation d'une commande et informer les parties prenantes en cas de blocage. Vérifier le dépôt des documents sur la GED (Gestion électronique des données) et suivre les tableaux de bord pour optimiser l'activité ; - Garantir l'enregistrement des commandes, de la facturation et du recouvrement : - Commandes : suivre le traitement des commandes et de leurs conformités administratives, contrôler les conditions de vente. - Facturation : Compiler les documents nécessaires à la facturation. Gérer des litiges et réclamations clients, analyser le retard de paiement des clients, participer à l'identification des solutions de paiement, mettre en oeuvre les plans d'action pour éviter le contentieux et régulariser les litiges. - Recouvrement : Émettre les lettres de relance et mises en demeure, transmettre les éléments au contentieux pour action et suivre les procédures avec le prestataire externe. - Gestion des contrats et documents administratifs : Procéder au suivi mensuel de l'état du portefeuille des contrats, superviser la dépose des documents administratifs sur les différentes plateformes, établir les modes opératoires du service - Coordonner, en collaboration étroite avec les services internes, afin de garantir la fluidité des opérations et améliorer la satisfaction client : Interlocuteur privilégié de l'informatique pour la partie ADV (IFS) et des parties prenantes (Comptabilité, Clients, Responsable technique, Chargé d'affaires, Responsable des ventes, Commercial, Assistante, Achats, Direction Générale, Entreprises du Réseau) ; - Optimiser les processus : identifier les axes d'amélioration, proposer et mettre en place des solutions pour gagner en efficacité. Communiquer sur les évolutions de la mise en place du service; - Assurer le reporting : suivi des indicateurs de performance, analyse des KPIs et mise en place d'actions correctives si nécessaire. Les + à savoir : - 37H/semaine du lundi au vendredi. - Poste sédentaire basé à Orvault. - Vous serez accompagnés tout au long de votre parcours, par votre équipe où l'entraide prime, ainsi que par votre responsable, qui veillera à votre montée en compétences par le biais de formations internes et externes. Avantages salariaux : - Prime de 13e mois. - Tickets restaurants de 9euros en valeur faciale avec une prise en charge à 60% par l'employeur. - 12JRTT. - Comité d'entreprise. Venez vivre l'aventure DEF OUEST ! PROFIL : Une fois que l'on vous a dit tout ça et que vous avez déjà très envie de nous rejoindre. Les éléments suivants sont vos meilleurs atouts : Formation : Administration des ventes ou gestion, commerce Expérience : expérience significative sur un poste similaire, avec management d'équipe. Compétences techniques : - Maîtrise des outils ERP et CRM ; - Bonne connaissance des flux ADV et des réglementations liées aux contrats commerciaux ; - Aisance avec les chiffres et le reporting. Qualités personnelles : Organisation, leadership, sens du service client, rigueur et proactivité.