POSTE : Assistant de Direction H/F DESCRIPTION : Vous êtes en quête d'une nouvelle aventure professionnelle collective et porteuse de sens ? Vous voulez un parcours qui vous ressemble ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement de travail épanouissant fondé sur la confiance, la diversité et l'égalité des chances ? Rejoignez les équipes Harmonie Mutuelle ! Ensemble, nous pouvons faire la différence. Le poste Rattaché à la direction régionale Ile de France et Hauts de France, vous aurez en charge tous les travaux liés à l'assistanat, l'organisation de traitement et la transmission des informations au sein de ces deux directions. Missions principales Gestion de dossiers - Préparer, suivre, cordonner et réaliser les travaux constitutifs des dossiers pris en charge - Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, commissions, etc. - Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes) - Traiter les suites des réunions, commissions (courriers, suivi des décisions, traitement des demandes) - Traiter les factures et suivre le budget de la direction dans certains domaines : informatique, séminaires, moyens généraux, salaires et primes Secrétariat - Gérer et organiser les contacts, rendez-vous et réunions du/des directeur(s), mettre à jour l'agenda, alerter sur les échéances. Optimiser les déplacements en organisant leur logistique - Rédiger les comptes rendus des réunions - Rédiger et mettre en forme des écrits courants (notes de service, courrier, courriel), à caractère confidentiel, à partir de consignes orales ou manuscrites - Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques et mails - Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, demandes d'investissement) - Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle - Effectuer le classement et l'archivage des documents de la direction et les tenir à jour en respectant les procédures et plans de classement définis Traitement de l'information - Assurer le reporting et le suivi de l'activité dans les outils informatiques - Contribuer à organiser l'activité de la direction dans le domaine de l'échange d'informations (tableau de bord, procédures intra et inter services, plan de classement, consolidation des suivis d'activité) - Organiser et coordonner la récupération et la transmission des informations auprès des personnes désignées (interne, externe) - Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d'information - Proposer des améliorations des outils internes et accompagner les managers dans leur utilisation - Participer à la rédaction des procédures générales applicables au sein du service ou de la direction - Organiser et gérer la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements) - 22,5 jours de RTT par an - Des horaires flexibles pour la majorité des postes - Jusqu'à 3 jours de télétravail par semaine (à partir de 6 mois d'ancienneté, à déterminer avec le manager) - Carte ticket restaurant et CSE (enveloppes loisirs, culture, avantages vacances) - Compte Epargne Temps - Contrat collectif santé et prévoyance - PEE et Retraite - Prime d'intéressement PROFIL : - De formation Bac +2, vous justifiez d'une expérience de 2 ans sur un poste similaire. - Vous êtes reconnu(e) pour votre sens relationnel, votre réactivité, votre organisation et votre gestion des priorités. - Votre adaptabilité et votre maîtrise des outils informatiques seront des atouts indispensables pour la réussite de votre mission. - Vous êtes à l'aise avec le Pack Office. - Vous maitrisez la gestion d'agenda, la prise de note et la rédaction de compte rendu. - Vous êtes à l'aise avec la répartition de travail dans un groupe, avec des interlocuteurs multi-sites et multi-direction.