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Adjoint·e en gestion administrative pour l'école graduée SESAM (H/F) 59 - VILLENEUVE D ASCQ
Offre n° 4712610
Adjoint·e en gestion administrative pour l'école graduée SESAM (H/F)
59 - VILLENEUVE D ASCQ - Localiser avec Mappy
Publié le 25 septembre 2024
RESPONSABILITÉS : Lieu de travail : Université de Lille, Cité Scientifique SH1 Service : École Graduée SESAM, Direction appui à la recherche Durée du contrat : 1 an (Contrat à Durée Déterminée réservé aux agents contractuels) Missions principales : - Gestion administrative des inscriptions via l'application ADUM. - Mise en place et gestion des formations (ADUM). - Accompagnement des doctorants dans leurs démarches administratives. - Participation à l'élaboration et la gestion du budget (SIFAC/OSE/VAC PRO/gestion des services enseignants). - Contribution aux actions de l'École Graduée SESAM. Activités principales : - Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de la structure. - Réaliser les opérations de gestion courante liées au domaine d'activité de la structure. - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière). - Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser. - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés. - Traiter et diffuser les informations relatives au fonctionnement de l'unité. - Organiser la logistique des réunions, séminaires et colloques. Activités spécifiques : - Organiser et alimenter les bases de données. - Assurer la gestion logistique des formations dispensées par l'École Graduée SESAM. - Gérer et suivre le budget de l'École Graduée. - Saisir les services enseignants sur l'application dédiée. - Être référent(e) OSE pour les demandes de mise en paiement des heures d'enseignement. - Recrutement des vacataires via l'application VAC'PRO. PROFIL RECHERCHÉ : Compétences requises : Connaissances : - Techniques de communication orale et écrite. - Techniques de gestion administrative et secrétariat. - Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'établissement. Savoir-faire opérationnels : - Maîtrise des outils bureautiques. - Savoir appliquer les réglementations applicables au domaine. - Capacité à trier, hiérarchiser et classer les informations. - Capacité à travailler en équipe et à gérer la confidentialité des informations. Savoir-faire comportementaux : - Bonne capacité d'écoute et de dialogue. - Adaptabilité, rigueur et sens des priorités. - Pédagogie et capacité à s'adapter à différents interlocuteurs. Domaines de formation et expériences souhaitables : - Niveau B1 en anglais ou autre langue étrangère, à l'écrit et à l'oral. - Expérience souhaitée de l'outil SIFAC. Conditions particulières d'exercice : - Bureau partagé avec la coordinatrice. - Travail sous l'encadrement de la coordinatrice. - Un tuilage (formation) avec la personne occupant précédemment le poste sera assuré.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 38 H Travail en journée
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
Entreprise
Université de Lille
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
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