Référence CSP: MINT_BA031ATC-100165 Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales Réception et tri du courrier arrivé Organisation et préparation des petits-déjeuners, déjeuners, diners : envoi des invitations- suivi des réponses- plans de table-menus-cavaliers Gestion du planning des manifestations de la résidence du préfet Gestion des frais de représentation du préfet : constitution des dossiers (factures, invitations, liste des invités, plan de table, menus, fiches de déclaration de frais de représentation, relevé de comptes) Suivi des autorisations d'absences des 12 préfets de département Présentation et remerciements des vœux du préfet Commandes des fournitures secrétariat et préfet Assister la cheffe du secrétariat En l'absence du (de la) chef(fe) du secrétariat : - Organisation de l'environnement professionnel du préfet * suivi et mise à jour de l'agenda * planification des déplacements (avion-taxi-hôtel) * accueil téléphonique et physique au secrétariat * renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents * recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques * gestion et suivi des courriers électroniques : boîte fonctionnelle du secrétariat et du préfet * suivi des parapheurs et dossiers remis au préfet * application du protocole * organiser les visites du préfet en lien avec son Cabinet * suivi des invitations quand le préfet est concerné Votre environnement professionnel Composition et effectifs du service 2 assistantes - 1 préfet Liaisons hiérarchiques Chef(fe) du secrétariat du préfet Liaisons fonctionnelles Cabinets ministériels, directions régionales et départementales des services de l'État, collectivités territoriales, acteurs économiques de la région, forces de sécurité intérieure.