Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel).. Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées. Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises. Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).  Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière". Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux Missions permanentes :               Organisation des agendas de la direction générale : Organiser, planifier les rendez-vous et réunions en fonction des priorités du directeur et en assurer le suivi Planifier les ressources, Préparer les dossiers pour les réunions et rendez-vous Organiser les déplacements Assurer la gestion des ordres de mission Traitement et diffusion de l'information - secrétariat : Enregistrer, analyser, traiter et diffuser le courrier Rappeler les informations importantes Assurer la logistique des réunions (réservation de salles, documents, matériel, visioconférence.) Collecter et transmettre les informations nécessaires à l'administration des projets de la collectivité Réaliser du reporting, assurer l'interface avec l'ensemble des services Concevoir et alimenter des outils de suivi, tableaux de bord Rédiger et mettre en forme tout document administratif selon les règles propres à chaque type d'écrit (note, lettre, courriel...) Transmettre toute information et documents en respectant les règles, processus et délais Prendre des notes et réaliser des comptes rendus Assurer le tri, le classement et l'archivage des dossiers Assurer la gestion des fournitures Accueil physique et téléphonique : Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels Renseigner et orienter les usagers vers l'interlocuteur concerné Adapter son discours selon l'interlocuteur Autres missions possibles à terme : Pour les directions en lien direct avec le directeur général des services, l'assistant(e) de direction est également : Correspondant RH : enregistrement et transmission des arrêts maladie,  autorisations d'absences et des documents RH Correspondant comptable : réalisation, enregistrement et suivi des bons de commandes Profil de personnalité souhaité : Diplôme en secrétariat de direction ou équivalent -expérience requise   SAVOIR-ETRE: Discrétion professionnelle, confidentialité Autonomie, méthode/rigueur Capacité à faire preuve de responsabilité, aisance relationnelle Capacité à respecter les procédures internes et externes et les délais Capacité de travail en équipe, communiquer, Travail dans le cadre de la continuité de service et en étroite collaboration avec le second assistant de direction SAVOIRS: Organigramme et fonctionnement de la collectivité Maîtrise des techniques et outils de planification Maîtrise des techniques d'accueil et de secrétariat Maîtrise des techniques d'archivage et classement SAVOIR-FAIRE: Maîtrise du pack office (word , excel, powerpoint, outlook) Fonctionnement internet intranet Préparer des dossiers pour les instances Collecter, traiter et diffuser l'information Expression orale et écrite parfaite Jours travaillés et horaires spécifiques :  Contraintes : Travail du lundi au vendredi avec parfois horaires en début de soirée (selon les réunions ou les besoins)