Affectation Administrative : Direction des Affaires Financières et de la Commande Publique Missions   Activités principales : Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les missions (en France) :  * Contrôler, analyser et amorcer le transfert en comptabilité générale (bouton « calculé ») * Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines…) et des fichiers Excel pour le suivi des missions en erreur * Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, attestation de non prise en charge…), les reproduire et les diffuser, contresignature des OM des ordonnateurs secondaires * Retranscrire des informations orales à l'écrit (retranscrire par mail vers le supérieur hiérarchique et inversement) de manière à faire évoluer les procédures * Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés en rapport avec les missions (mails ou appels téléphoniques pour traiter les missions en erreur) * Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant les missions (procédures) * Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité (procédure mission) * Scanner, classer et archiver les documents missions * Communiquer en interne et en externe sur les missions * Assurer la traçabilité du courrier missions (tampon d’arrivée du courrier)  * Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes * Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les prestations internes :  * Mails aux composantes pour s'assurer de la fiabilité des données (centre de coût à impacter) et faire part du montant de la dépense engagée * Saisie de la prestation interne sur Sifac + facture Scan de la facture et des pièces justificatives Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les conventions : * Envoyer un exemplaire de la convention à la composante concernée pour information * Demander la régularisation par la création d'un bon de commande ou de facture de vente * Transmission de la convention au service comptabilité dépenses ou recettes Activités secondaires  Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les dépenses : * Remplacement de la collègue en charge de la validation des bons de commande (contrôle et validation des BDC : transport, hébergement, restauration) * Consacrer au minimum une demi-journée/semaine à la validation des BDC pour pérenniser le savoir-faire  * Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant les dépenses (procédures) * Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité (Procédure dépenses) * Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés en rapport avec les dépenses * Aider les collègues en cas de surcroît d’activité ou lorsque l’on est à jour dans ses activités principales   Connaissances : * Environnement et réseaux professionnels : connaitre l’organisation et le fonctionnement de l’Université * Techniques d'élaboration de documents * Techniques d'accueil téléphonique et physique * Culture internet * Technique de communication Compétences : * Accueillir et prendre des messages * Accueillir les populations concernées * Enregistrer et classer les documents * Rédiger des rapports ou des documents * Savoir rendre compte * Travailler en équipe * Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité Sifac (saisie) Excel (suivi) Word (attestation) * Utiliser les outils bureautiques  Savoir être : * Sens de l'organisation  * Sens des priorités  * Réactivité  * Sens relationnel, vis-à-vis des gestionnaires des UFR/laboratoires * De rendre compte à son supérieur hiérarchique * Sens de l’entraide Contrat CDD jusqu'au 28/02/2027. Rémunération brute mensuelle : 1867,02€.