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Agent administratif et d'accueil (H/F) 72 - LE MANS
Offre n° 4872464
Agent administratif et d'accueil (H/F)
72 - LE MANS - Localiser avec Mappy
Publié le 27 septembre 2024
RESPONSABILITÉS : Missions et activités principales - Réaliser des opérations de gestion courante - Préparer et rédiger les conventions d'occupation des locaux - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière) - Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs.), les reproduire et les diffuser - Retranscrire des informations orales à l'écrit - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la DATI - Accueillir, orienter, renseigner le public, sur place ou par téléphone - Gérer un standard - Gérer la boîte mail institutionnelle de l'Université et savoir réorienter les demandes dans tous les services et composantes - Gérer les demandes d'information lors des pics d'activité, notamment lors des périodes de dépôts de dossiers de candidatures d'étudiants et d'inscriptions universitaires - Assurer la distribution, la collecte et l'expédition du courrier - Assurer le suivi et les réservations des salles de la Maison de l'Université - Assurer le suivi et les réservations des véhicules de la Maison de l'Université - Assurer la planification et la mise en place de la logistique (café, plateaux repas) pour des réunions - Recenser l'utilisation des garages à vélos sécurisés pour les personnels - Assurer la mise à jour de la signalétique des bureaux - Affichage d'informations générales - Faire appliquer les consignes données Missions et activités associées - Gérer les archives du service - Assurer la collecte et l'affranchissement du courrier à expédier - Traitement des demandes de réservation de véhicules - Traitement des demandes de réservation de salles - Participer à la gestion des archives du service et du classement administratif - Assurer le suivi de la maintenance des distributeurs (boissons+confiseries) installés dans le hall d'accueil - Assurer le suivi des retraits déchets cartons + papier - Assurer la surveillance pour maintenance des copieurs de la Maison de l'Université - Planification et organisation logistique des permanences MGEN - Accompagner et former les personnels stagiaires et les renforts saisonniers - Soutien ponctuel à la logistique du service Contraintes spécifiques du poste : Horaires imposés par les heures d'ouverture et fermeture de l'Université PROFIL RECHERCHÉ : Expérience professionnelle exigée Diplôme / niveau d'étude exigé : CAP/BEP Domaine : Gestion administrative, accueil physique et téléphonique Pré-requis indispensable à la prise de poste : Maîtrise de la langue française et de l'orthographe Connaissances théoriques et techniques (Savoirs) - Techniques d'élaboration de documents - Culture internet - Techniques de communication - Connaître les techniques d'accueil de public interne comme externe dans le respect des valeurs de service public de l'Université - Maitrise des logiciels nécessaires à la réalisation des taches liées à l'accueil des usagers et à l'intendance - Maitrise des fonctions de base des logiciels de bureautique - Langue française - Excellente maîtrise de l'orthographe - Méthodologie de la logistique - Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité - Environnement et réseaux professionnels Savoir-faire opérationnels - Accueillir et prendre des messages - Accueillir les populations concernées - Enregistrer et classer les documents - Rédiger des rapports ou des documents - Savoir rendre compte - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Utiliser les outils bureautiques - Capacité à comprendre, analyser et gérer les demandes d'information - Bonne connaissance du fonctionnement de l'université, et des divers interlocuteurs nécessaires à la réponse des besoins des usagers, des partenaires et des publics - Capacité à gérer les différents points de l'intendance - Assurer l'entretien courant des outils de l'environnement de travail - Appliquer les normes, procédures et règles - Savoir planifier et respecter des délais Compétences relationnelles - Maîtrise de soi - Sens de l'organisation - Capacité d'adaptation - Bonne élocution, et aptitudes à communiquer dans toutes circonstances - Bonne présentation - Bonne gestion des situations de tension et pouvant engendrer du stress - Aptitude au travail d'équipe - Capacité d'adaptation à l'évolution des
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35 H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 1961,74 Euros à 1961,74 Euros
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
Entreprise
Le Mans Université
Le Mans Université est un établissement pluridisciplinaire d'enseignement supérieur et de recherche implanté au Mans et à Laval. Nous accueillons chaque année près de 13 000 étudiants, formés au sein de nos 3 facultés, 2 IUT ou de notre école d'ingénieurs, dans des domaines variés. La DATI assure également l'accueil de Le Mans Université et l'intendance de plusieurs services centraux.
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