RESPONSABILITÉS : Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Pôle pédagogique - Département Gestion des Entreprises et Administrations (GEA) Composition du service (effectifs) : 4,5 Rattachement hiérarchique : Directeur.trice administratif.ve adjoint.e de l'IUT SD Rattachement fonctionnel : Chef de département et Directeur d'études du département GEA Conditions particulières d'exercice / télétravail : Disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT : contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements. Missions éligibles au télétravail à l'exception de l'accueil du public et dans la limite de la continuité du service public. Gestion administrative des formations en apprentissage : - Réaliser des opérations de gestion courante - Saisir, mettre en forme des documents divers - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique - Retranscrire des informations orales et écrites - Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage...) concernant les formations gérées - Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies) - Classer et archiver les documents - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes - Participer aux opérations logistiques des département GEA, GMP et HSE Gestion pédagogique des formations en apprentissage : - Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants - Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants - Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING - Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING - Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies) - Gérer le matériel de vidéo-projection - Editer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite - Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE - Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage - Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants - Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants - Répondre aux sollicitations du SFCA PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances Organisation et fonctionnement de l'établissement Organisation du cursus universitaire français Offre de formation de la composante Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique Culture internet Techniques de communication Environnement et réseaux professionnels Compétences opérationnelles Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre les messages Rédiger, enregistrer et classer des rapports et documents Utiliser les outils multimédias et bureautiques Mettre en œuvre des procédures et des règles Savoir inscrire son activité dans un calendrier complexe Respecter les délais Communiquer et faire preuve de pédagogie Compétences comportementales Capacité à adapter ses explications aux différents interlocuteurs Capacité d'écoute Avoir le sens du relationnel et du travail en équipe Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique Être disponible lors des pics d'activités et être réactif Être organisé, rigoureux dans les activités et autonome dans son travail Avoir le sens du service public