RESPONSABILITÉS : Activités : Accueil et relation avec public : Accueillir les personnes et identifier leur demande Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers le bon interlocuteur Réceptionner, enregistrer et trier le courrier et le remettre au supérieur hiérarchique Déposer le courrier à la Poste Actualiser l'affichage Gérer la messagerie générale de l'établissement et la mise à jour du site internet Faire visiter l'établissement Gestion administrative du résidant pendant toute la durée de son séjour: Accueillir des résidants ou des référents pour les formalités administratives et logistiques liées au séjour Créer et mettre à jour le dossier du résidant assurer le classement et l'archivage Créer et suivre les dossier d'APA, d'aide sociale Consulter, mettre à jour ou saisir des dossiers sur informatique Transmettre le suivi trimestriel à la MDA Emettre des titres de recette de l'établissement et passer les écritures de fin d'année Contrôler l'application des procédures spécifiques à l'établissement en manière de facturation Gestion administrative générale: Diffuser et/ou envoyer les bulletins de paie Mettre à jour l'affichage des tarifs et sur les sites obligatoires, transmissions aux départements, familles Secrétariat polyvalent: Gérer le secrétariat de direction et le suivi de l'agenda Réaliser de la reprographie, classement, frappe et mise en forme de documents Participe à la logistique des évènements (fête, journée des familles) Participer à la rédaction du rapport d'activité pour sa partie et transmettre des données pour des tableaux de bord Apporter sa participation à l'adjoint de direction Organisation du travail : Poste temps plein vacant de suite 25 CA par an 14 RTT Possibilité supplément familial Le secrétariat est ouvert du lundi au vendredi par roulement : de 9h30 à 12h30 et de 13h à 17h30 - Poste à 100% PROFIL RECHERCHÉ : Compétences & qualités Accueillir, renseigner et orienter le public Respect de la confidentialité et du secret professionnel Sens du service public et devoir de réserve Savoir reformuler une demande, en résumer les points clés et synthétiser les informations Identifier/analyser des situations d'urgence et définir des actions Ordre et rigueur dans la gestion du travail Connaissances bureautiques Aisance relationnelle Gérer ses émotions, son stress Capacités d'adaptation Connaissances en comptabilité publique et gestion budgétaires et comptables Vous appréciez la compagnie des personnes âgées, vous avez le sens du contact et l'envie de vous investir dans la gestion administrative de l'EHPAD Diplôme et expérience : Niveau bac exigé ou diplôme en lien avec gestion administrative Expérience requise