Référence CSP: O093251/105001099 Assiste la directrice et les responsables de service du pôle en termes d'organisation, de gestion, de communication, de partage d'information, d'archivage et de suivi des dossiers liés à l'activité du pôle. Organise et gère (préparation, gestion et suivi) les conseils municipaux avec les objectifs de sécurité juridique et de rapidité du processus ; assure l'exécution et le suivi des formalités postérieures aux conseils municipaux. Assistanat de la directrice du pôle - Assurer le secrétariat et la logistique de la directrice du pôle - Gérer le calendrier des instances et des initiatives du pôle - Rédiger les comptes rendu de réunion de pôle - Gérer l'organisation logistique des réunions internes et externes du pôle - Assurer le développement de la communication du pôle Gestion budgétaire et administrative - Assurer la gestion et le suivi du courrier - Assurer la gestion des commandes de fournitures de bureau et en assurer le suivi - Assurer l'archivage des services du pôle - Gérer les plannings de présence (centralisation des demandes de congés, etc...) - Participer au suivi budgétaire des services du pôle - Réaliser les bons de commandes, engagements et liquidations des factures des services du pôle - Suivre l'activité du pôle par des tableaux de bord Participation aux séances de conseil municipal en soirée - Assurer l'insertion des pièces de marché dans le logiciel financier - Assurer un appui ponctuel dans le cadre du rendu exécutoire des actes - Assurer le suivi administratif des politiques CAF 2) Gestion des conseils municipaux - Participer à la gestion du calendrier des instances - Assurer le suivi des ordres du jour - Assister les services pour la préparation des dossiers - Assurer le pré-contrôle de légalité des délibérations - Collecter et formaliser les documents (rapports, projets d'actes, annexes, etc.) en collaboration avec les services - Rédiger les rapports et autres documents sur les thématiques afférentes aux conseils municipaux - Constituer les dossiers et procéder à l'envoi des convocations et des dossiers - Piloter l'organisation matérielle des instances (réservation de salle, matériel, enregistrement, information) - Assurer le secrétariat de l'activité - Assurer la diffusion des informations relatives aux conseils municipaux - Participer aux séances du conseil municipal (gestion de la liste d'émargement, enregistrement des pouvoirs et tout autre document remis ou établis en séance, participation au comptage des voix, etc.) - Exécuter et suivre les formalités postérieures aux conseils municipaux (rédaction, saisie et mise en forme des compte rendus et procès-verbaux, formalisation et mise en signature des délibérations et documents annexes, contrôle de légalité et rendu exécutoire des actes, tenue du registre des délibérations