Mission générale : organiser et gérer les activités de l'agence en collaboration avec le Responsable d'Agence suivant les orientations stratégiques définies par la Direction Générale du Groupe Gestion de l'agence - Organiser l'ensemble des tâches administratives de l'agence : Gestion, traitement & suivi du courrier arrivée/départ, suivre leur bon déroulement et reporter les informations aux différents services, Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, .) - Suivi, validation et saisie des absences du personnel (congés, journées RTT, maladie, accident) - Gestion des contrats de travail en collaboration avec le service RH, Déclarations sociales (DPAE), Déclaration de mouvements de personnels, Suivi des visites médicales, Gestion de la mutuelle - Préparation & envoi des éléments au service paye pour établir les éléments de paie, Gestion des tickets restaurants / paniers repas - Gestion des achats internes : Validation des demandes d'achats, Suivre les directives Achats Groupe, Contrôle facture par rapprochement aux bons de commandes & livraison Comptabilité & Gestion - Suivre périodiquement et analyser les indicateurs - Contribuer à la réalisation du budget et des tableaux de bord liés à l'activité commerciale - Facturation clients : Emission des factures clients, élaboration du plan de facturation, Contrôle du recouvrement et de la solvabilité clients - Factures fournisseurs : Réception, contrôle, suivi et saisie des factures fournisseurs et transmission au service comptable - Gestion des notes de frais des salariés ADV - Saisir et envoyer les devis clients - Relancer les clients sur les devis proposés pour confirmation de commande - Enregistrer les devis acceptés dans l'ERP - Elaboration des dossiers de sous-traitance, Co traitance - Participer à la réalisation et au suivi des correspondances commerciales - Gestion des Appels d'offres : Préparation, montage, formalisation, contrôle & suivi des dossiers - Connaissances des processus de l'entreprise - Maitrise Excel, Word, Powerpoint - Bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles - Sens de l'organisation, méthodologie, rigueur, autonomie et prise d'initiative - Bonnes qualités relationnelles et de communication - Capacité à travailler sur plusieurs sujets à la fois. - 39h/semaine - RTT - Tickets restaurant