À propos du poste Nous recherchons un responsable administratif coordinateur formation pour rejoindre notre équipe. Vous serez un acteur clé dans la gestion des programmes de formation au sein de notre organisation. Votre rôle consistera à soutenir les activités de formation et à assurer une coordination efficace entre les différents intervenants. Responsabilités Organiser et superviser la gestion administrative des actions de formation : * Gestion des inscriptions et des relances * Préparation et envoi des devis en lien avec le service comptabilité, des conventions de formation ou contrat individuel, * Création des sessions de formation, envoi de convocations aux apprenants et * formateurs, * Préparation des documents de formation pour les stagiaires en coordination avec les formateurs * Assistance et support aux formateurs : documents, gestion des frais, suivi des devis et factures, etc. Collecter et archiver l'ensemble des pièces justificatives des stagiaires. Mettre à jour les données stagiaires et formateurs. Coordonner la logistique et s'assurer de la bonne organisation du déroulement de la formation de la préparation à la finalisation * Diffuser supports de formation, réservation salle, matériel, repas, pauses. * Collaborer avec les partenaires externes et les formateurs pour assurer le bon déroulement des actions de formation. * Suivre le planning de formation avec l'ensemble des parties prenantes. * Gérer les évènements (absences des stagiaires et des formateurs, abandons, etc.) : remplacement de formateur, suivi et archivage des feuilles de présence, justificatifs d'absence des stagiaires, etc. * S'assurer de l'envoi des documents en fin de formation : questionnaires de satisfaction, bilan qualité, attestations de fin de formation, feuilles de présence, etc. Conseiller les clubs et structures sur les dispositifs de formation et les aides disponibles. Vérifier la conformité des dossiers de financement (France Travail, OPCO, CPF, etc.) et des documents administratifs. * Effectuer le suivi des paiements des financements et garantir leur bonne gestion. * Superviser les déclarations/enregistrements sur les plateformes Dokelio+, OFeli, KAIROS, EDOF, etc. et leur suivi. * Suivre l'avancement des contrats, des formations et des certifications. Coordonner l'organisation des jurys de certification en lien avec les formateurs : * Dates et déroulé, * Choix des salles et réservation, devis et factures, * Envoi des convocations, * Préparation des documents de certification. Assurer une veille sur les évolutions législatives et réglementaires en matière de formation professionnelle. Être garant du respect du référentiel QUALIOPI Profil recherché Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez : * Bac + 2/3 minimum en gestion ou formation professionnelle. * Expérience significative (3 à 5 ans minimum) dans un poste similaire, idéalement au sein d'un organisme de formation ou d'un CFA * Connaissance approfondie des dispositifs de formation et des financements * Connaissances en matière de législation liée au secteur de la formation et d'agrément qualité * Maîtrise des outils bureautiques Si vous êtes motivé.e par le développement professionnel et que vous souhaitez contribuer à l'évolution des compétences au sein d'une entreprise dynamique, nous serions ravis de recevoir votre candidature. Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 30 000,00€ à 32 100,00€ par an Horaires : * Du lundi au vendredi * Travail en journée Lieu du poste : En présentiel Date de début prévue : 05/05/2025