Poste à pourvoir immédiatement, en CDD de 3 mois, mission temporaire. Identification du service : Direction des Ressources Humaines Coordination des secrétariats médicaux -Localisation géographique : PAVILLON 21 FONDATION SABATIÉ -Amplitude horaire : 8 H 00 17 H 00 Forfait Cadre -Organisation du travail : Planifier, organiser et piloter les activités relatives à la gestion des données et informations médico-administratives du patient en animant des équipes de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies. -Cycle : 5x2 du lundi au vendredi. ** Qualification initiale et/ou diplôme : Baccalauréat Sciences et Technologies de la Santé et du Social (ST2S) ou équivalent. Expérience confirmée dans le métier de secrétaire médicale. * Expérience exigée de coordinnatrice des secrétaires médicales à défaut d'au moins 10 ans de secrétaire médicale * Cadre réglementaire : -Décret n 2011-660 du 14 juin 2011 portant statuts particuliers des personnels administratifs de la catégorie B de la fonction publique hospitalière. * Liaisons hiérarchiques : -Le cadre de proximité : Le Directeur des Ressources Humaines -La Direction Fonctionnelle : La Direction des Ressources Humaines * Liaisons fonctionnelles : Secrétaires médicales Praticiens Hospitaliers Cadres supérieurs de santé Cadres de santé -Direction du système d'information -Direction des services économiques -Direction des travaux Direction de la communication Direction de la Psychiatrie Département de l'information médicale Direction des EHPAD -Bureau des admissions Assistants de gestion. ** Activités : -Encadrement d'une équipe de 180 personnes. -Elaboration de trames de travail en collaboration avec la cellule du temps de travail pour validation en Instances. -Saisie et correction des plannings dans le logiciel de gestion du temps de travail. -Programmation des congés annuels et réunions de concertations. -Conduite des entretiens d'évaluation et de formation des agents affectés dans les secrétariats médicaux. -Suivi de l'absentéisme et gestion des remplacements. -Gestion du pool d'aide à distance. -Suivi des renouvellements de contrats et envoi des questionnaires d'évaluations. -Entretiens de recrutements. -Suivi des recrutements. -Suivi des effectifs des secrétariats médicaux. -Suivi des demandes de stages. -Organisation et animation de réunions. -Rédaction de courriers et comptes rendus de réunions. -Participation aux différents groupes de travail institutionnels relatifs aux secrétariats médicaux. -Mise en uvre des changements organisationnels. -Réalisation d'études médico-économiques (audits) en lien avec l'assistant de gestion de pôle -Archivage des dossiers relevant des secrétariats médicaux. -Gestion des commandes de matériels pour les différents secrétariats et la coordination des secrétariats médicaux. -Suivi des dossiers de mise en place des préconisations du service de Santé au Travail pour l'ensemble des agents des secrétariats médicaux. -Déplacements multi-sites sur la direction commune. COMPETENCES REQUISES : Compétences de base -Maîtrise des outils bureautiques (ordinateur, photocopieur, répondeur, fax, dictaphone,). -Maîtrise des logiciels suivants : Gestor, Word, Excel, Powerpoint, Crossway. -Maîtrise de la messagerie OUTLOOK. -Maîtrise d'internet et intranet. -Maîtrise de l'orthographe et la grammaire. -Maîtrise de la terminologie médicale. -Maîtrise de la dactylographie. Compétences spécifiques : Savoir -Capacité de formalisation, de rédaction et de transmission des informations. -Capacité d'organisation, de méthode, d'analyse et de synthèse. -Capacité d'objectivé des demandes et de les argumenter en s'appuyant sur des études et des audits -capacité à se positionner sur des demandes de temps supplémentaire Savoir-faire -Capacité de priorisation et de planification de la charge de travail. -Capacité d'organisation et de classement des données, des informations, des documents de diverses natures. -Capacité à maîtriser de nouvelles pratiques professionnelles relevant des technologies de l'information et de la communication (dossier professionnel informatisé, messagerie vocale, intranet, agenda électronique, numérisation de documents, téléphonie,). -capacité à réaliser du reporting au DRH de manière régulière -Respect de la confidentialité. -Sens du travail en équipe. -Transmission d'un savoir-faire, d'une pratique professionnelle. Savoir-être -Capacité d'écoute et qualités relationnelles. -Capacité à gérer des