RESPONSABILITÉS : Gestion administrative Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec l'activité du département Saisir, mettre en forme des documents divers Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique Retranscrire des informations orales et écrites Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage, ...) concernant les formations gérées Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies) Classer et archiver les documents Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes Participer aux opérations logistiques du département Gestion pédagogique Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING Gestion des salles, des badges (clefs) et du matériel équipant les salles (ordinateur, vidéo, feutres et craies) Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys (interface avec les enseignants, saisie des notes sur le logiciel APOGEE...), classer et archiver les résultats Editer les bulletins de notes et les attestations de réussite Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage Diffuser les informations utiles aux étudiants et enseignants Participer en soutien du chef de département à la gestion des demandes de recrutement, de candidatures et de poursuite d'étude à l'exclusion des décisions Participer au maquettage des formations sur APOGEE Gestion des conventions de stage Gérer les conventions de stage (édition, signature, diffusion des offres...) Répondre aux sollicitations PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances / Savoir Organisation et fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur Organisation du cursus universitaire français Techniques de gestion administrative et d'élaboration de document Culture internet Langue anglaise : A1 à A2 Savoir faire Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Savoir rendre compte Communiquer et faire preuve de pédagogie Mettre en œuvre des procédures et des règles Travailler en équipe Accueillir les enseignants et les étudiants et prendre des messages en français et en anglais Rédiger, enregistrer et classer des documents Savoir être Sens de l'organisation Rigueur et fiabilité Sens relationnel et capacité d'écoute Avoir le sens du service public