1. Organisation et suivi des instances de gouvernance * Assurer l’interface entre la Direction Générale, les administrateurs et les interlocuteurs internes et externes ; * Organiser les réunions des instances (convocations, suivi des réponses, centralisation et préparation administrative des dossiers, logistique, accueil) ; * Participer à la préparation des projets d’ordre du jour et des trames de procès-verbaux ; * Centraliser, organiser et mettre à disposition les documents des instances sur les espaces documentaires dédiés ; * Assurer le suivi des présences, pouvoirs et absences excusées, ainsi que la préparation des feuilles d’émargement ; * Participer à la prise de notes lors des réunions des instances (Conseil d’Administration, Bureau) ; * Assurer la tenue, la signature et l’archivage des procès-verbaux ; * Vérifier et suivre les frais des administrateurs ; * Apporter un appui administratif au Président et au Vice-Président. 2. Secrétariat juridique et gestion administrative des procédures disciplinaires * Assurer un appui administratif quotidien au Responsable du service juridique dans le suivi des dossiers et activités du service ; * Assurer la préparation et le suivi administratif des procédures disciplinaires apprenants ; * Préparer, mettre en forme et envoyer les convocations et notifications ; * Constituer, suivre et archiver les dossiers disciplinaires ; * Assurer le suivi des échéances procédurales ; * Assurer la tenue et la mise à jour des tableaux de suivi des décisions disciplinaires ; * Participer à la relecture des procès-verbaux disciplinaires ; * Garantir la traçabilité et la sécurisation documentaire des dossiers. 3. Gestion administrative et circulation de l’information * Gérer le courrier entrant et sortant (réception, traitement, suivi) ; * Garantir l’accueil physique et téléphonique du siège ; * Rédiger et mettre en forme les documents administratifs, institutionnels et supports de présentation (courriers, notes, tableaux, PowerPoint) ; * Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs et juridiques ; * Participer à la mise en œuvre et à l’amélioration continue des procédures administratives. 4. Organisation logistique et appui à la Direction * Organiser la logistique des réunions et événements du siège ; * Assurer la gestion des commandes de fournitures et petits équipements dans le respect des procédures et budgets ; * Préparer le relevé de décisions du CODIR ; * Vérifier et suivre les frais des directeurs. 5. Gestion de l’intendance et suivi administratif spécifique * Suivre les besoins liés au fonctionnement des locaux ; * Coordonner les interventions des prestataires externes (ménage, maintenance, fournitures…) ; * Assurer le traitement des contraventions (collecte des éléments, déclaration sur plateforme ANTAI) ; * Assurer le suivi administratif de la GED, des bons de commande et des factures du service. 6. Participation aux projets * Contribuer aux projets du siège et/ou régionaux ; * Participer à l’amélioration continue des pratiques administratives et organisationnelles. Formation et expérience * Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat de direction, gestion administrative ou domaine juridique (BTS SAM, BTS GPME, DUT/BUT GEA, Licence professionnelle ou équivalent) ; * Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans une fonction similaire d’assistanat de direction ; * Une expérience en environnement associatif, institutionnel, multisites, juridique ou en lien avec des instances de gouvernance (Conseil d’Administration, Direction Générale, Bureau) serait fortement appréciée ; * Une expérience dans le suivi de dossiers sensibles ou confidentiels constitue un atout. Compétences et qualités attendues Compétences techniques * Excellente maîtrise rédactionnelle, orthographique et de mise en forme de documents administratifs, institutionnels et juridiques ; * Très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, PowerPoint et Outlook ; * Maîtrise des outils numériques et aisance dans les environnements digitalisés ; * Bonne maîtrise d’Excel ainsi que des outils collaboratifs et de gestion documentaire ; * Très bonnes capacités d’organisation, de coordination et de gestion des priorités ; * Rigueur dans le suivi des procédures, des échéances et des circuits de validation ; * Capacité à assurer le suivi administratif de dossiers sensibles et confidentiels ; * Appétence pour les sujets juridiques et les environnements normés. Qualités relationnelles * Sens élevé de la confidentialité et de la discrétion ; * Excellentes qualités relationnelles, sens du service et de l’écoute ; * Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation ; * Réactivité et capacité d’anticipation ; * Autonomie dans la gestion quotidienne des missions ; * Capacité à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés ; * Souplesse, adaptabilité et agilité dans la gestion des priorités ; * Capacité à gérer les imprévus et les ...