RESPONSABILITÉS : 1/ Suivi des partenaires : •Assurer l'interface avec les partenaires en lien avec toutes les activités de l'ISTHIA : organisation logistique, suivi des plannings, rédaction des comptes rendus •Préparer et suivre les parapheurs pour signature •Constituer et mettre à jour les bases de données et les outils de suivi des partenaires •Prospecter et gérer la taxe d'apprentissage : mailing-publipostage vers les entreprises versant ou susceptible de verser. •Stage : préparer et envoyer les courriers de remerciement/sollicitation •Alternance : gérer les fiches d'émargement étudiants, assister les responsables de formation en fonction de leurs demandes •Être l'interlocuteur/rice de l'association étudiante Team Forum : encourager/suivre les actions •A la demande des enseignants, assurer l'accueil des partenaires/vacataires enseignants •Organiser les déplacements et coordonner l'accueil des partenaires internationaux : réaliser les plannings, s'assurer des accès, répondre aux demandes 2/ Gestion des événements : •Organiser les manifestations de l'ISTHIA (AsiaEuro conférence, International Mobility Project, journées professionnelles, rentrée des étudiants, alternance dating) : élaborer les plannings et tableaux de bord, suivre les budgets, définir et organiser la logistique, gérer les fournisseurs •Apporter une aide logistique sur certains évènements (conférences, management game) : gérer les fournisseurs, assurer le relais avec les étudiants •Assurer l'organisation matérielle et logistique des réunions et conseils d'institut : réservation de salles ou d'amphi, préparation et duplication des dossiers, réservation des repas, disposition/rangement des salles, assurer le relais auprès des équipes •Coordonner pour l'ISTHIA les évènements UT2J (salon étudiant, Infosup, JPO) : relayer les informations, mobiliser les étudiants et les enseignants. 3/ Assistance administrative : •Pour toutes les activités de l'ISTHIA (relations internationales, formation initiale et continue, soutien à la recherche), assurer une assistance auprès de la direction : rédiger les mails, courriers et comptes-rendus de réunions, apporter son soutien administratif à des projets transversaux (ex : réception et tri des bourses internationales), suivre les calendriers PROFIL RECHERCHÉ : Savoirs : • Réglementation relative à la scolarité dans l'enseignement supérieur •Modes de fonctionnement et organisation des administrations publiques et de l'enseignement supérieur •Droit des examens et concours •Techniques de communication et de documentation •Techniques d'élaboration de documents Savoirs faire : •Concevoir et mettre en place des outils de suivi des tableaux de bord •Planifier et respecter les délais •Rendre compte •Maîtriser parfaitement la communication écrite, l'écriture journalistique, l'expression écrite en français, l'orthographe et les règles typographiques de la langue française •Maîtriser les techniques de gestion administrative, financière et d'ingénierie de projet Savoirs être : •Sens de l'accueil, de l'écoute et du contact •Sens de l'organisation et de la hiérarchisation des tâches •Rigueur et fiabilité •Discrétion •Autonomie •Sens relationnel