Offre d'emploi : Executive Assistante - Accompagnement du Président et des Activités Transverses de nos Entreprises Lieu : Toulouse sud-ouest  Type de contrat : CDI À propos de nous : Groupe dynamique et en forte croissance, présent dans les secteurs tertiaires et industriels, nous sommes à la recherche d'un(e) Office Manager pour accompagner directement les activités du Président et jouer un rôle clé dans l'accompagnement du Groupe et de ses entités. Ce poste exige une personne polyvalente, autonome, avec une forte capacité à organiser et prioriser les missions tout en faisant preuve de réactivité et d'initiative. Missions : En tant qu'Office Manager, vous serez un véritable support pour le Président et pour l'organisation dans son ensemble, avec des missions variées, notamment : 1. Organisation de l'agenda du dirigeant et accueil : Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Président, en prenant en charge la prise de rendez-vous, la gestion des courriers, mails et appels téléphoniques. Accueillir les visiteurs et organiser les rendez-vous. Préparer la logistique des événements professionnels (réunions, déplacements, séminaires, salons, conférences téléphoniques, etc.). Préparer, organiser et vérifier les dossiers nécessaires à la mission du Président : rapports, supports de communication, documentation pour les réunions, etc. Suivre et préparer les dossiers relatifs aux activités de l'entreprise et des sociétés immobilières rattachées. 2. Gestion des dossiers et suivi administratif : Réceptionner, trier et présenter uniquement les informations essentielles au Président. Assister aux réunions du Comité de Direction et assurer le suivi des actions. Organiser, trier et archiver les documents importants, en veillant à leur mise à jour régulière. Assurer la gestion documentaire et réglementaire de l'entreprise. Rédiger des supports de communication variés (notes, rapports, comptes rendus, etc.). Assurer une transmission fluide des informations en interne et en externe, en fonction des consignes du Président. 3. Gestion administrative et logistique : Participer à l'organisation logistique des formations et événements internes. Assurer le suivi administratif global de l'entreprise. Gérer certains dossiers spécifiques, comme le suivi des appels d'offres et des procédures associées. Suivre l'avancement des projets et garantir la mise en œuvre des actions définies par le Président. 4. Polyvalence et gestion des périodes de charge variable : Gérer les périodes d'activité en pic, en priorisant les tâches selon leur urgence. Lors des périodes plus calmes, être proactif(ve) et accompagner les équipes sur des missions annexes, telles que l'aide au recrutement ou l'optimisation des processus internes, en collaboration avec le Pôle RH. Profil recherché : Vous êtes un(e) professionnel(le) expérimenté(e) et polyvalent(e), avec les compétences et qualités suivantes : Expérience : 10 ans minimum dans un poste similaire, de préférence dans un environnement dynamique et en forte interaction avec la direction. Compétences organisationnelles : Excellente gestion du temps et des priorités, capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers simultanément. Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office, outils de gestion de projets, etc. Confidentialité : Sens aigu de la confidentialité et de la discrétion dans la gestion des informations sensibles. Qualités relationnelles : Excellentes capacités de communication, autonomie, réactivité, et esprit d'initiative. Expérience dans la gestion immobilière ou la gestion de sociétés : Un plus. Ce que nous offrons : Un rôle clé et un environnement de travail stimulant, avec des responsabilités variées. Une atmosphère collaborative et dynamique, propice à l'épanouissement personnel et professionnel. Des opportunités d'évolution au sein d'un groupe en pleine expansion. Si vous êtes passionné(e) par l'organisation, que vous aimez relever des défis et souhaitez participer activement au développement de notre groupe, envoyez-nous votre CV !