La Ville de Saint-Nazaire recherche pour le Service des Halles et Marchés un.e assistant.e administratif.ve pour renforcer son organisation administrative afin d'améliorer la qualité du suivi des dossiers, la formalisation des procédures internes et l'anticipation des échéances réglementaires et opérationnelles. L'assistant(e) administratif(ve) interviendra en appui de l'équipe sur les missions administratives courantes et participera à des actions d'amélioration des outils de gestion du service. 1. Accueil et gestion administrative - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, commerçants et partenaires. - Orienter les interlocuteurs et transmettre les informations aux agents concernés. - Assurer la gestion du courrier entrant et sortant. - Participer au suivi administratif des dossiers du service. 2. Rédaction et traitement des documents administratifs - Rédiger des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs. - Mettre en forme et assurer le suivi des correspondances. - Participer à la préparation des dossiers administratifs. 3. Classement et archivage - Organiser le classement des documents papier et numériques. - Réaliser l'archivage des dossiers selon les procédures en vigueur. - Participer à la mise à jour de l'organisation documentaire du service. 4. Formalisation des procédures - Recenser les pratiques existantes. - Rédiger des procédures administratives simples afin d'harmoniser les méthodes de travail. - Élaborer des fiches pratiques à destination des agents du service. 5. Création d'un outil de suivi annuel - Concevoir un tableau de bord annuel recensant les principales échéances du service (manifestations, renouvellements d'autorisations, marchés, commissions, obligations réglementaires, etc.). - Structurer cet outil afin de faciliter la planification des activités et l'anticipation des échéances. - Proposer, le cas échéant, des améliorations pour optimiser le suivi administratif. Savoirs - Bonne maîtrise des techniques de secrétariat administratif. - Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook). - Bonne qualité rédactionnelle. - Notions d'archivage et de gestion documentaire. Savoir-faire - Organiser et prioriser les tâches. - Rédiger des documents administratifs avec rigueur. - Concevoir des tableaux de suivi et des outils de gestion. - Classer et archiver méthodiquement les documents. Savoir-être - Sens de l'organisation. - Rigueur et méthode. - Discrétion professionnelle. - Esprit d'initiative. - Qualités relationnelles et sens de l'accueil. - Capacité à travailler en autonomie tout en rendant compte. Urbaine, balnéaire et portuaire, la Ville de Saint-Nazaire vous propose : - En complément de votre traitement indiciaire, un régime indemnitaire motivant. - Une participation à vos cotisations mutuelle santé (si elle est labellisée) et prévoyance. - Une prise en charge de 75% de votre abonnement aux transports en commun. - Un forfait mobilité durable si vous venez travailler en covoiturage, à vélo ou en mode alternatif. - Un restaurant collectif aux tarifs avantageux. - Un accès aux prestations du COS (comité des oeuvres sociales).