Descriptif du poste:\n\nOffice Manager BtoB bilingue anglais (F/H)\nCDI - Statut cadre\nMarcq-en-Barœul\nTélétravail partiel possible\nAu sein du Groupe OP'TEAM GROUP, qui réunit les entités MAXXING, OPTIMIX SOLUTIONS et OPTIMIX ETUDES, vous occupez un rôle central dans le bon fonctionnement de l'entreprise. \nEn lien direct avec la Direction Générale, vous intervenez comme un véritable pilote de l'organisation quotidienne, à la croisée de l'assistanat de direction, de l'office management, de la coordination interne et du support administratif.\nVotre objectif : faciliter l'activité de la Direction et garantir aux équipes un environnement de travail fluide, efficace et agréable.\nVos missions principales : \nAssistanat de Direction\n* Gérer des agendas complexes et les priorités associées\n* Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs via la plateforme dédiée\n* Préparer la logistique des réunions de Direction, des visites clients et des rendez-vous partenaires\n* Élaborer les ordres du jour et rédiger les comptes rendus\n* Assurer le traitement des courriers et correspondances\n* Suivre certains dossiers administratifs et contractuels : commandes clients, factures, contrats, documents à signature\nOffice management\n* Coordonner les prestataires et fournisseurs\n* Assurer le suivi des sujets liés aux locaux et des interventions techniques\n* Veiller à la bonne application des procédures internes\n* Gérer les appels entrants\n* Garantir un cadre de travail fonctionnel, organisé et accueillant pour les équipes et la Direction\nCoordination interne\n* Faire le lien entre la Direction, les managers, les collaborateurs, les partenaires et les prestataires\n* Faciliter la circulation de l'information\n* Participer à la coordination de projets transverses\nVie d'entreprise\n* Contribuer activement à la qualité de vie au travail\n* Organiser des événements internes, réunions et temps de convivialité\n* Participer à la communication interne\nSupport RH ponctuel\n* Participer à l'organisation des recrutements\n* Réaliser du sourcing\n* Assurer le suivi des offres\n* Organiser la logistique des entretiens\nGestion administrative\n* Gérer la facturation\n* Suivre les notes de frais via l'outil dédié\n* Assurer le suivi de la flotte automobile et téléphonique\n* Produire les reportings nécessaires\n* Organiser l'archivage documentaire\n* Participer à des missions transverses : appui juridique, suivi RSE, conformité RGPD\n* Apporter un soutien ponctuel à la préparation et au suivi de dossiers stratégiques\nCe que nous vous offrons\n* Un poste stratégique et transversal\n* Une proximité directe avec la Direction Générale\n* Des missions variées avec une réelle autonomie\n* Un environnement de travail moderne et innovant\n* Une entreprise à taille humaine, en développement\n\nProfil recherché:\n\nVous justifiez d'une expérience confirmée d'au moins 5 ans minimum dans une fonction d'Office Manager, d'Assistant-e de Direction Générale ou d'Executive Assistant, idéalement dans un environnement exigeant et multi-interlocuteurs.\nVous êtes reconnu-e pour votre capacité à organiser, anticiper, coordonner et prioriser avec efficacité.\nCompétences et savoir-faire attendus\n* Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Pack Office\n* Bonne maîtrise de Teams et des outils collaboratifs\n* Très bonnes capacités rédactionnelles\n* Niveau d'anglais professionnel courant / C1 minimum\n* Aisance avec les outils numériques\n* Intérêt pour les nouveaux usages et outils, notamment liés à l'IA\nQualités personnelles recherchées\n* Sens aigu de l'organisation\n* Autonomie et fiabilité\n* Excellent relationnel\n* Discrétion et sens de la confidentialité\n* Capacité d'anticipation\n* Souplesse et réactivité dans un environnement en mouvement\n* Qualité de communication, à l'écrit comme à l'oral\nCe poste conviendra particulièrement à une personne appréciant les fonctions polyvalentes, la coordination de sujets variés et le contact direct avec des interlocuteurs de différents niveaux.