Activités principales : - Réaliser les opérations de gestion courante des activités de l'Institut Confucius : * Engager et suivre les dépenses et recettes, * Organiser des missions en France et à l'étranger de l'Institut (établir les ordres de mission, réserver les titres de transport, traiter les frais de mission au retour des personnels), * Participer à l'organisation des événements annuels (lettres d'invitation, réservation des locaux, rédaction ou relecture de conventions, réservations des hébergements, restauration, etc.), * Organiser les conférences (invitations, réservations des salles, des hébergements, feuilles d'émargement), * Appuyer administrativement le recrutement de personnels pour ateliers, assurer la mise en paiement des heures effectuées, gérer les plannings de formations (cours de chinois). - Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion : * Tableau de suivi des dépenses, * Tableaux de suivi d'organisation des évènements. - Accueil : * Assurer l'accueil physique et téléphonique * Prendre les inscriptions pour cours et ateliers et réceptionner les paiements - Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'Institut Confucius, suivre les dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Mettre à jour des pages web et des supports de communication de l'Institut Confucius, en lien avec le Service Communication - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier - Saisir, mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser, classer et archiver des documents - Rendre compte au supérieur hiérarchique direct et au Directeur de l'Institut du suivi et de l'avancée des dossiers. Connaissances, savoirs : * connaissances de l'environnement et des réseaux professionnels (organisation et fonctionnement de l'université, procédures de gestion administrative, règles générales de gestion financière) * techniques d'élaboration de documents, d'accueil du public * techniques de communication * langues étrangères : anglais niveau B1, chinois apprécié Savoir-faire : * savoir utiliser les logiciels spécifiques à son activité et les outils bureautiques et de communication (SIFAC, MoveOn, site internet, réseaux sociaux, Pack Office, etc.) * savoir rédiger des rapports et des documents administratifs * savoir rendre compte * travailler en équipe * faire preuve de rigueur Savoir-être : * faire preuve de dynamisme et de réactivité face aux situations * avoir le sens de l'organisation * avoir le sens relationnel et travailler dans un environnement multiculturel * avoir le sens du service public Contrat CDD jusqu'au 31/08/2027 - Rémunération brute mensuelle : 1867,02€. Attribution d'une prime mensuelle de 116,42€ (justifier d'un contrat d'une durée légale ou supérieure à un an sans interruption avec l'Université d'Artois).