POSTE : Office Assistant Assistant AdministratifH - F H/F DESCRIPTION : En qualité d'Office Manager" vous facilitez le fonctionnement quotidien des activités internes de notre organisation à taille humaine, située à Mulhouse. Vous garantissez la fluidité des échanges au sein de l'entreprise. Vous occupez un poste clef, en support opérationnel des managers et les équipes. Vous contribuez à la bonne organisation administrative, à la coordination logistique et à la gestion des communications internes et externes. Votre poste s'inscrit dans un environnement où la précision et la qualité d'exécution comptent. Vous travaillez en lien direct avec les responsables pour assurer un suivi rigoureux de divers dossiers de formation et sur des missions relevant des services généraux. Vous gérez plusieurs sujets simultanément, en gardant toujours une attention particulière aux priorités et à la cohérence des informations. Vos principales missions sont les suivantes : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externes. - Gérer la messagerie, les fiches contact et la diffusion des informations internes. - Coordonner les actions administratives liées à la formation et au suivi des process Qualiopi. - Préparer et suivre les dossiers administratifs en appui des managers. - Organiser les réunions, déplacements et agendas de direction. - Participer à la communication de l'entreprise, notamment sur les réseaux sociaux. - Contribuer à la mise à jour et à la qualité des supports internes. Ce poste requiert rigueur, sens de l'organisation et capacité à anticiper les besoins pour faciliter le travail collectif. PROFIL : Vous appréciez les environnements structurés où la précision et la méthode sont déterminantes. De formation Bac +2 en assistanat de gestion ou assistanat PME/PMI, vous disposez d'une expérience professionnelle réussie sur un poste administratif ou de coordination, idéalement au sein d'une PME ou d'un service formation. Vous savez gérer plusieurs priorités sans perdre en efficacité. Vous avez une communication claire, écrite comme orale, et savez adapter votre ton à vos interlocuteurs internes et externes. Les compétences attendues sont : - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de messagerie. - Bonne connaissance des pratiques administratives liées à la formation et à Qualiopi. - Capacité à rédiger, relire et structurer des documents professionnels. - Sens du service, discrétion et respect de la confidentialité des informations. - Organisation rigoureuse et gestion des priorités dans un rythme soutenu. - Capacité à collaborer efficacement avec les managers et les équipes.