POSTE : Assistant·e Service des Sports - CDD H/F DESCRIPTION : Vous effectuerez les missions suivantes sous l'autorité et dans le cadre des instructions données par votre Responsable hiérarchique à savoir le Responsable des Sports ou de toute autre personne qui pourrait lui être substituée par décision de la Direction Générale. 1. Accueil et relation avec les publics : - Accueillir les étudiants, coachs et membres du personnel (en français et en anglais), - Répondre aux questions et requêtes relatives au Service des Sports, - Gérer les demandes spécifiques : - Coachs : questions logistiques liées aux compétitions, facturation - Personnel : inscriptions aux contrats sports, accès aux infrastructures, etc. 2. Utilisation et gestion des outils informatiques : - Gestion des différentes boîtes mails Outlook et de Teams - Suivi du calendrier annuel des évènements sportifs : diffusion d'informations, communication avec les étudiants, coordination avec le PC Sécurité de l'école selon les évènements. - Gestion de la plateforme des Sports (Deciplus) - Gérer les inscriptions des membres - Suivre les plannings étudiants et staff - Organiser les compétitions, entraînements et cours loisirs - Gérer la partie administrative du logiciel et faire le lien avec les coachs via l'application - MyEdhec : envoi des communications liées aux activités sportives - MySportU : - Validation des licences et création des équipes en compétition - Transmission des licences et communications aux équipes - Envoi des tableaux excel de suivi (annulations, absences) - Vertical Expense : - Gérer les remboursements de frais (étudiants et coachs) - Vérifier et valider les notes de frais liées aux déplacements (repas, hébergement, transport). 3. Facturation et gestion financière : - Effectuer les paiements pour : - L'achat de matériel sportif et fournitures - Les prestations des coachs - Les inscriptions aux compétitions - Les frais de déplacement et les locations externes - Utilisation du logiciel Progidoc pour la vérification des factures et le suivi des codes budgets. 4. Suivi et coordination : - Suivi des fichiers Excel partagés avec les coachs - Mise à jour les inventaires de matériel - Gestion de la logistique des déplacements - Assurer le suivi global de toutes les démarches du service des Sports Avantages proposés : - RTT - Carte tickets restaurants (11,5€/ jour) - Infrastructures sportives (piscine, salle de sport, danse, basket, dojo) - Offres CE PROFIL : Formation type et/ou expérience requise : - Bac +2 minimum en Assistanat de direction, Gestion ou Administration - 3 ans d'expérience dans des fonctions similaires - Une expérience en Ecole serait un plus Savoir-faire requis : - Anglais professionnel obligatoire (oral et écrit) - Bonne maîtrise des outils informatiques en général Savoir-être requis : - Réactivité, rigueur et polyvalence - Capacité à travailler en équipe mais aussi de manière autonome - Bonne gestion du stress et des priorités - Bonne adaptation à un environnement multitâche.