POSTE : Administrative Assistant H/F DESCRIPTION : En lien avec les différents services (commercial, administratif, ADV), vous contribuez activement à l'organisation interne et à la qualité de l'accueil. Vos missions principales sont les suivantes : ACCUEIL ET GESTION DES FLUX * Accueillir les visiteurs et assurer, en renfort du standard à Aix, la gestion des appels * Gérer les entrées et sorties de personnes (visiteurs, prestataires, livreurs) * Contrôler l'accès aux locaux et faire signer les documents de sécurité * Traiter les e-mails reçus sur la boîte de contact de l'entreprise GESTION ADMINISTRATIVE DES VENTES : * Saisir les commandes clients dans l'ERP * Établir et envoyer les devis selon les conditions commerciales en vigueur * Renseigner les clients sur le suivi de leur commande SUPPORT ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE * Organiser les réservations pour les déplacements et événements (hôtels, repas, transports) * Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les colis * Gérer les envois postaux et affranchissements * Suivre l'état des stocks de fournitures et consommables * Réaliser les commandes et gérer la relation avec les fournisseurs * Participer au rangement et à l'organisation des espaces partagés (réserve, cafétéria, etc.) SERVICES GÉNÉRAUX * Suivre les interventions des prestataires (nettoyage, entretien, maintenance) * Contribuer au suivi des contrôles réglementaires * Participer aux réunions internes sur les aspects sécurité, santé et environnement * Mettre à jour les bases de données ERP et CRM CONDITIONS D'EMPLOI : Poste en CDI contrat 35H ; Fourchette : 22K€ - 28K€ (package) ; Convention collective : Syntec. AVANTAGES : Une plateforme e-learning pour booster vos compétences en continu ; Des perspectives d'évolution et de mobilité au sein du groupe Vitaprotech, en France ou à l'international ; Prime de Participation ; Une mutuelle prise en charge à 70%, et des tickets restaurant à 11,50€ pris en charge à 60% ; Un forfait mobilité durable (Remboursement de 75% de l'abonnement de transport et/ou avantage covoiture/vélo) ; Dans le programme Vitaprotech, vous pouvez obtenir une Prime de Cooptation de 1000€. PROFIL : Bac à Bac +2 en gestion, assistanat ou équivalent Expérience sur un poste similaire (polyvalence administrative, gestion de flux, support interne) Compétences clés : * Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, messagerie, base de données) * Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle avec rigueur * Excellente communication orale et écrite * Sens de l'accueil, présentation soignée et esprit de service * Niveau d'anglais professionnel requis pour les échanges clients ou prestataires