POSTE : Assistant Commercial et Administratif H/F DESCRIPTION : ASSISTANT COMMERCIAL et ADMINISTRATIF (F/H) Rattaché(e) directement à la dirigeante, il/elle a comme objectif de l'assister sur tous les sujets commerciaux, administratifs, Relations clients, Services Généraux et Qualité Projets, afin de faciliter la réalisation de ses missions, celle des chefs de projets et le développement commercial du cabinet dans son ensemble. Les missions (non limitatives) sont les suivantes : Assistanat commercial : - Soutenir les démarches commerciales et relances auprès des clients ou prospects - Gérer les contrats de prestations (préremplir et faire signer les contrats avec les sous-traitants) - Réceptionner les bons de commandes des clients - Etablir la facturation client - Suivre les impayés et relancer les clients (avec l'aide de l'équipe) Gestion administrative : - Gérer les appels téléphoniques et les e-mails (réponses ou redirection en fonction des sujets - Assister la Directrice dans l'organisation de son agenda, de ses réunions - Coordonner les informations entre les clients, les fournisseurs, la Direction et l'équipe - Rédiger des courriers et des comptes-rendus - Numériser, classer et archiver des documents - Réaliser des tableaux de bord sur le suivi de l'activité de l'entreprise (CA, nb d'interventions, retour clients) Gestion des Services généraux : - Etre l'interlocuteur(trice) auprès des Banques et des Assurances - Contrôler et suivre les frais et dépenses générales - Gérer le stock de consommables, négocier les prix et effectuer les commandes - Gérer la relation avec les prestations de téléphonie, de copieurs et d'informatique - S'assurer du bon état des véhicules de service : entretien, contrôle technique, assurances Commander les Equipements de Protection Individuelle (EPI) et en faire le suivi Gestion RH : - Vérifier les notes de frais et procéder au paiement - Mettre à jour le registre du personnel - Suivre les absences, congés et visites médicales des salariés - Envoyer tous les éléments variables (congés, absences, primes) à la comptable pour la préparation des paies Assistanat Qualité Projets : - Mettre en forme des documents liés aux projets de la société - Vérifier les documents pour le maintien de la certification Qualiopi - Mettre à jour la base documentaire PROFIL : Vous avez idéalement une formation Bac +2/Bac +3 type BTS gestion PME ou BTS MCO ou BUT Gestion administrative et commerciale, mais vous avez surtout du bon sens, une fibre commerciale avérée, une très bonne capacité d'organisation, une forte aptitude à passer d'un sujet à l'autre avec efficacité et une expérience professionnelle réussie d'au moins 3 ans à un poste d'assistanat de direction commerciale et/ou administrative. Vous devez maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et être à l'aise avec l'outil informatique au sens large, pour comprendre rapidement les besoins de chacun et vous adapter aux logiciels de gestion (CRM, notes de frais). Vous avez une excellente expression orale et écrite pour être en mesure de répondre à toutes demandes de clients, qui occupent souvent des postes de direction. Vous n'avez pas peur du téléphone ou des échanges en distanciel pour alimenter ou finaliser ces contacts clients. Vous savez gérer les priorités et arbitrer entre les différentes injonctions et urgences avec efficacité, diplomatie et sérénité. Vous êtes rigoureux(se), fiable, disponible et savez faire preuve de discrétion et de confidentialité, quand c'est nécessaire. Vous avez déjà travaillé avec beaucoup d'autonomie. Si vous avez déjà géré des certifications MASE et Qualiopi, ce serait l'idéal. Enfin, vous communiquez facilement, spontanément, ayant à coeur de fluidifier les échanges en interne (comme en externe bien sûr), et d'être la pierre angulaire de l'esprit d'équipe de Worksafe, capable de dire le mot qui va bien ou d'avoir la petite attention qui fera plaisir à tout le monde! Il est proposé : - le TITRE DE POSTE d'ASSISTANT COMMERCIAL et ADMINISTRATIF (F/H), - un contrat (CDI), 39h, - un statut (agent de maîtrise), - une rémunération de 27-30keuros selon profil, avec possibilité d'évolution en fonction de l'atteinte des objectifs, - et surtout un véritable challenge : celui de participer directement et activement au développement d'un cabinet reconnu au niveau national, qui vous permettra beaucoup d'autonomie et une communication simple et directe au quotidien avec la dirigeante.