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Secrétaire du Service commun de la documentation h:f (H/F) 75 - PARIS 13
Offre n° 5263699
Secrétaire du Service commun de la documentation h:f (H/F)
75 - PARIS 13 - Localiser avec Mappy
Publié le 04 octobre 2024
RESPONSABILITÉS : Le Service Commun de la Documentation est chargé de la mise en œuvre de la politique documentaire définie par l'Université ; il gère directement six bibliothèques intégrées et apporte son concours au fonctionnement d'environ trente bibliothèques associées notamment pour l'établissement d'un catalogue collectif, l'accès à la documentation électronique et la formation des personnels. Le service administratif qui comprend deux agents assure le secrétariat de l'établissement, la gestion de proximité du personnel et la gestion comptable et financière. Il assure notamment l'interface entre les services centraux de l'université et les fonctions documentaires. Activités Assurer le secrétariat et contribuer au bon déroulement des activités du service Diffuser l'information · Accueillir et orienter les interlocuteurs du service (physiques et téléphoniques) · Participer au groupe de travail sur l'amélioration de l'accueil du public · Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier administratif · Gérer la réception, la diffusion et le traitement des courriels Assurer la gestion de proximité du personnel et l'interface avec les services centraux · Constituer les dossiers des agents contractuels, suivre les demandes de recrutement et les horaires des moniteurs étudiants · Gérer les demandes de congés et les autorisations d'absence en lien avec les collègues en charge des plannings PROFIL RECHERCHÉ : Compétences et formations Connaissances : · Connaissance de l'environnement universitaire · Techniques de communication écrite et orale Compétences opérationnelles : · Accueillir le public en présentiel et au téléphone et prendre les messages · Enregistrer et classer les documents · Savoir planifier et respecter les délais · Utiliser les outils bureautiques Word et Excel · Savoir gérer les aléas Aptitudes : · Qualités humaines et relationnelles · Sens de l'organisation · Respect de la confidentialité · Capacité d'adaptation, réactivité · Capacité à dialoguer avec des interlocuteurs de statut et de cultures différentes Contraintes liées au poste · Forte présence sur site aux horaires de bureau ; une journée de télétravail possible à partir de 4 mois
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35 H Travail en journée
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
Entreprise
Université Paris 1 Panthéon Sorbonne
Le Service commun de la documentation est chargé de la mise en œuvre de la politique documentaire définie par l'Université ; il gère directement six bibliothèques intégrées et apporte son concours au fonctionnement d'environ quarante bibliothèques associées notamment pour l'établissement d'un catalogue collectif, l'accès à la documentation électronique et la formation des personnels.
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