Référence CSP: O062251/112000022 Rôle - Assister à la gestion budgétaire et au suivi de l'activité du groupement gestion du parc immobilier. Enjeux - Maintien de la capacité administrative et financière du Groupement Patrimoine Immobilier ; - Être l'interface privilégiée entre la cheffe du Service Suivi et Prospective Budgétaire et son environnement professionnel. Mission(s) principale(s) : - Accueil téléphonique et physique : o Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages ; o Recevoir et orienter les demandes ; - Administration générale : o Assurer la gestion du courrier ; o Saisir les bons de commande dans le logiciel dédié ; o Assurer le suivi des bons de commande par la GED (dématérialisation) ; o Assurer la gestion et l'acheminement des parapheurs ; o Participer à la préparation et au suivi des dossiers ; o Suivi des tableaux de bords des bons de commandes, de la facturation et des dépenses ; - Gestion de l'information, classement et archivage : o Gérer les archives du groupement gestion du parc immobilier ; o Numériser les bons de commande, les BI, les devis et les pièces annexes ; o Créer une base "papier" (CR de chantier, CR bureau de contrôle, pièces marchés ...) ; o Mettre à jour la base de données des prestataires de services et de la base documentaire technique.