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AGENT(E) D'ACCUEIL - SECRÉTARIAT DE L'ÉCOLE DE MUSIQUE - BEAUPREAU EN MAUGES (H/F) 49 - Maine et Loire
Offre n° 5286214
AGENT(E) D'ACCUEIL - SECRÉTARIAT DE L'ÉCOLE DE MUSIQUE - BEAUPREAU EN MAUGES (H/F)
49 - Maine et Loire
Publié le 04 octobre 2024
Référence CSP: O049241/003000716 La commune de Beaupréau en Mauges recrute un(e) agent(e) d'accueil et secrétariat pour l'école de musique. Poste à temps complet basé sur Beaupréau au centre culturel de La Loge. Poste à pourvoir au 10 février 2025. Horaires de travail établis du lundi au vendredi Activités principales : Assurer la gestion administrative et l'accueil du public - Mettre en place les inscriptions des élèves en lien avec le/la responsable (gestion des dossiers, suivi, saisie, ...) - Assurer la configuration du logiciel métier ainsi que la saisie et la mise à jour des données au cours de l'année scolaire (informations élèves, salles, matériels, professeurs, disciplines, ...) et en réaliser des extractions. - Compléter des contrats de prêts et de locations des instruments (envoi, suivi, contrôle, relance, ...) - Participer à la rédaction et au suivi des conventions (partenariat, utilisation des locaux, ...) - Réaliser les bons de commandes sur le logiciel métier et la transmission auprès des entreprises, associations, partenaires... - Assurer un suivi des dépenses (tableau de bord) - Assister le/la responsable dans la réalisation de dossiers de demande de subventions. - Prendre des notes et mettre en forme tous types de documents (comptes rendus, attestations, ...) - Suivre les navettes internes, l'arrivée et le départ du courrier de l'école de musique. - Gérer la boîte mail générique de l'école de musique (transfert au bon interlocuteur) - Rédiger et transmettre des mails vers les partenaires, les usagers, les professeurs, ... - Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'école de musique. - Mettre en place des procédures de suivi d'absence des élèves en lien avec le/la responsable. - Trier, classer et archiver des documents. Assurer la gestion de la régie - Réaliser la facturation des élèves de l'école de musique à partir du logiciel métier. (Emission, transmission et suivi des factures) - Encaisser et suivre les règlements. - Assurer le dépôt d'argent. Mettre en place la communication de l'école de musique en fonction des directives du/de la responsable - Réaliser les supports de communication (concerts, évènements, ...) en autonomie ou en lien avec la direction communication. - Actualiser, auprès de la direction communication, les informations du site internet concernant l'école de musique. - Mettre en place l'affichage au sein de l'école de musique ainsi que la diffusion externe (presse, usagers, partenaires, réseaux sociaux de la collectivité, ...) - Tenir à jour l'affichage obligatoire.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Communes
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