RESPONSABILITÉS : MISSIONS GENERALES • Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe, la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. • Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions...). Missions permanentes : • Accueil physique et téléphonique. • Préparation des dossiers de la journée du lendemain. • Organiser les réunions, séminaires, visites, conférences, évènements ... • Prendre des notes, frapper et mettre en forme des documents. • Prendre des notes et rédaction de procès-verbaux, compte-rendu. • Prendre des rendez-vous / gestion de l'agenda des Directeurs. • Recevoir et traiter des appels téléphoniques et messages électroniques. • Reproduire et diffuser des documents, des dossiers. • Traiter des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage). • Rédiger des courriers réponse / courrier type. • Gérer le suivi des parapheurs et vérifier les courriers mis à la signature des Directeurs en veillant à l'application de la charte graphique du CHIV. • Classer et archiver les dossiers et la documentation. • Organiser les commandes et gérer le matériel et les fournitures du service. • Préparer les ordres du jour et convocations de la CSMIRT et réunions d'encadrement. • Participer à la gestion des plannings de congés des cadres paramédicaux. • Gérer la liste de garde de week-end et jours fériés des cadres de santé. • En cas de besoin, préparer les ordres du jour et convocation des instances recherche. MISSIONS SPECIFIQUES • Remplacement du secrétariat de la Direction des Ressources Humaines. • Assurer la gestion des demandes de stages (AP, Brancardiers, ASSP, IADE, IBODE, Sage-femme, Kinésithérapeutes, Manipulateurs radio, AMP, Puéricultrice, Educateur de jeunes enfants, Techniciens de laboratoire, Diététiciennes, Entretien mémoire de fin d'année IDE). • Participer à la gestion du support des fermetures des lits et salles à chaque période de vacances. • Tout dossier ad hoc susceptible de se rattacher à l'une des deux directions dont l'agent assure le secrétariat. PROFIL RECHERCHÉ : SAVOIR-ETRE • Techniques administratives et gestion documentaire. • Accueil téléphonique. • Bureautique (logiciels Word, Outlook, Excel, GED, PowerPoint). • Classement et archivage. • Communication. • Organisation fonctionnelle interne de l'établissement. • Vocabulaire hospitalier (CME, CSMIRT, CTE, CHSCT...). SAVOIR-FAIRE – QUALITE PROFESSIONNELLE • Discrétion. • Capacité d'adaptation. • Comportement adapté dans ses relations avec autrui. • Rigueur. • Maîtrise de soi. • Diplomatie. • Disponibilité. • Organisation et méthode de travail. • Initiative et créativité. CONNAISSANCES GENERALES • Accueillir et orienter des personnes. • Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire (GED). • Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites. • Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel. • Organiser et classer des données, des informations et/ou courriers, rapports relatifs à son domaine de compétence. • S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes. • Travailler en équipe / en réseau. • Utiliser les outils bureautiques.