POSTE : Secrétaire Administratif H/F DESCRIPTION : L'AECD est à la recherche d'un Secrétaire Administratif H/F. Le-la Secrétaire Administratif(ve) a pour objectif principal d'assurer le suivi administratif des actions et la tenue professionnelle du site d'exécution permettant un fonctionnement opérationnel efficace. Plus spécifiquement, le-la Secrétaire Administratif(ve) est amené(e) à : 1. Assurer le suivi administratif des actions de formation - Assurer le suivi administratif de l'activité de formation professionnelle du site d'exécution - Utiliser les outils administratifs et professionnels mis à disposition - Saisir les éléments administratifs des apprenants dans le logiciel SC-Form GALIA - Alimenter les bases de données et/ou logiciels obligatoires : SoWeSign, SAFRAN, TEAMS, - Préparer et gérer les états de présence des apprenants - Relayer les informations au Référent Administratif Territorial pour une prise de décision : présence / absence ; saturation des actions ; comportement inadapté d'un apprenant ; etc. 2. Assurer la tenue professionnelle et la gestion du site d'exécution Accueil physique et téléphonique - Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique du site d'exécution - Orienter et renseigner les usagers : Apprenants, Formateurs, Partenaires, Candidats, Tenue du site d'exécution - Veiller à la bonne tenue professionnelle du site d'exécution : propreté des différents espaces, affichages, sécurité du site, archivage, aménagement des espaces, - Faire remonter les éventuels besoins d'aménagement, via l'outil Helpdesk, au service logistique - Assurer la gestion des stocks du site d'exécution : produits d'hygiène ; produits de papeterie ; etc. - Réaliser les commandes via l'outil Helpdesk auprès du service Logistique - Organiser les ouvertures / fermetures du site d'exécution : gestion des clés en lien avec le Référent Administratif Territorial - Préparer le planning d'occupation des salles Gestion des équipements techniques - Vérifier le fonctionnement des équipements numériques mis à disposition des apprenants et/ou des intervenants : salles informatiques ; ordinateurs portables ; tablettes ; vidéoprojecteurs ; téléphones ; etc. - Informer le Référent Administratif Territorial des éventuels dysfonctionnements constatés PROFIL : - Expérience minimum de 2 ans dans le secteur de la formation professionnelle d'adultes - Qualification minimum de niveau 5 dans la filière administrative