Référence CSP: MINT_BA034ATC--112227 Groupe RIFSEEP : 1 Vos activités principales : - Gestion de l'agenda - Analyse et gestion des demandes d'information - Organiser les déplacements et visites du Préfet - Organiser les déjeuners, les dîners et les réceptions - Réaliser les plans de table - Suivi des invitations quand le préfet est concerné - Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Maîtriser les circuits et les procédures administratives - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers les services compétents - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques - Gestion des courriers électroniques - Rédiger les ordres du jour en concertation avec la cheffe du secrétariat particulier - Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions - En coordination avec le service informatique, veiller au bon fonctionnement des visioconférences Votre environnement professionnel : Activités du service : Le secrétariat particulier a en charge d'assister le Préfet dans l'organisation de son environnement professionnel Composition et effectifs du service : 2 agents Liaisons hiérarchiques : cheffe du secrétariat particulier et M. le Préfet Liaisons fonctionnelles : cabinet du préfet, services de la préfecture et des sous-préfectures, ministère de l'intérieur, ministères, autorités administratives civiles, judiciaires et militaires, les élus, les corps constitués.