Référence CSP: O095250/416000338 Assurer les missions d'aides permanentes à la direction en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers. Lors de surcharges ponctuelles de missions de l'équipe. . Assurer le lien avec la direction - Gestion de l'agenda de la direction - Gestion de la boîte mail de la direction (validation, avis, urgences, etc en son absence...) - Accueil téléphonique et physique, information et orientation des personnes et des services qui sont en lien avec la DEEFI - Gestion des réponses aux courriers relatifs aux implantations économiques (CEEVO, départements....) ou à l'emploi - Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports officiels, notes...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser - Prise de contact, saisie et mise à jour des bases de données utilisées - logiciel AGDE- (mise à jour des interlocuteurs, mails, fiches des partenaires et entreprises) - Constitution et préparation de dossiers de la Direction - Réalisation de mailings - Assurer la gestion des demandes de réservation des salles de réunion, véhicules.. - Organisation en lien avec la logistique et les assistantes de direction des services de la collectivité - Assurer la mise à jour du rétro planning de la direction - Classer et archiver les documents et informations sur le serveur - Assurer la gestion du véhicule de la direction et des autres équipements nécessaires au bon fonctionnement de la cellule (Foot print, réservation matériel informatique pour les ateliers....) - Assurer la gestion et le suivi des manifestations internes et externes organisées les différentes unités de la direction (volet évènementiel) - Suivi de l'actualité et veille économique/emploi - Organisation et suivi du calendrier de la programmation de la direction - Gestion des congés de l'équipe - Commande de fournitures - Saisie sur Air délib - Suivi du dossier Politique de la ville