(101506) CHU DE MONTPELLIER DEFINITION : Organiser pour l'équipe de direction de site la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions,.) ACTIVITES PRINCIPALES : - Gestion du secrétariat de la Direction du site 1 (Lapeyronie - Arnaud de Villeneuve) et de la Direction de la coordination générale des soins en l'absence de son secrétariat - Organisation et planification des réunions et Instances (Réunion de coordination de la direction, suivi des projets, dialogues de gestion avec les pôles, Rencontre avec les cadres administratifs de pôle, etc.) - Accueil (téléphonique et physique), filtrage de l'information et orientation des personnes après évaluation de leurs besoins (autres directions) ; - Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations ACTIVITES SPECIFIQUES LIEES AU POSTE : Gestion des agendas de la Direction : - Prise de rendez-vous / gestion des agendas - Organisation des déplacements des Directeurs de la Direction de site Organisation des réunions : - Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées - Reproduction et diffusion de documents, de dossiers, diffusion des Compte rendus Gestion de l'accueil - Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques - Accueil physique de la direction de site - Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) - Autres activités : - Mise en forme des courriers, des notes de service, des décisions, assurer le suivi et l'archivage électronique - Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) LIAISONS HIERARCHIQUES : Directeur de site LIAISONS FONCTIONNELLES : Ensemble des secrétariats de Direction et des secrétariats médicaux Direction Générale Amplitude Horaire : 8h30 - 16h30 ou 9h00 - 17h00 selon contraintes Repos : samedi, dimanche, jours fériés Description du profil recherché: PREREQUIS : - Connaissance des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint) - Connaissance des logiciels et applications spécifiques (SharePoint, Spged, Intranet) - Maitrise des outils collaboratifs (Teams) SAVOIR FAIRE : - Sens du relationnel - Connaissance de l'organisation médicale et administrative de l'hôpital - Savoir s'adapter à des situations variées et aux personnes - Savoir écouter et transmettre dans le respect de la confidentialité - Synthétiser et prioriser les informations - Capacité à organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Savoir s'exprimer face à un public varié - Sens du travail en équipe et en réseau avec les autres secrétariats de Direction notamment Horaires : Horaires normaux