Référence CSP: O978250/410000577 Placé.e sous la responsabilité de la directrice, l'assistant.e administratif.ve de direction a pour missions d'assister la directrice dans les tâches de secrétariat et de gestion administrative dans un souci de fiabilité et de qualité d'exécution. Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les correspondants entre les services. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif de la direction. Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique). * Organiser la vie professionnelle de la directrice * Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de la directrice * Rappeler les informations importantes et transmettre des messages * Organiser les déplacements de la directrice * Etablir une relation de confiance entre la directrice et les élus concernés * Coordonner et assurer la transversalité au sein des services de la direction * Rédiger les ordres du jour de réunion en concertation avec la directrice * Accueil téléphonique et physique * Réceptionner les appels : recevoir, filtrer, orienter et renseigner les correspondants * Effectuer les relances téléphoniques (phoning) * Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur * Relever et transmettre les messages * Enregistrer les demandes d'intervention des différents services * Traitement et suivi administratif * Enregistrer le courrier départ/arrivée : reprographier, ventiler entre les services, mettre sous enveloppe, affranchir * Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion) * Mettre à la signature * Contrôler la forme des courriers et documents mis à la signature ou au visa de la directrice * Assurer la gestion des parapheurs * Classer, archiver les documents * Reprographier * Préparer, enregistrer et assurer le suivi des bons de commande * Enregistrer et ventiler des factures Emploi-Territorial - Opération de recrutement n°978240704000860 - Assistant administratif de direction (H/F) Page 4 * Traitement et suivi des dossiers spécifiques * Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces * Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité de la direction (bons de commande, notes de services, délibération, arrêté, etc.) * Participer à des réunions, prendre des notes et rédiger des comptes rendus * Alimenter et actualiser les tableaux de bord * Organiser et classer l'archivage des dossiers * Suivi administratif des personnels * Aider à préparer et assurer le suivi des heures supplémentaires * Tenir à jour les plannings de congés de la direction * Transmettre pour validation de la hiérarchie et la DRH * Gestion de l'agenda de la direction