POSTE : Office & Happiness Manager H/F DESCRIPTION : IELO est un opérateur d'infrastructures télécoms spécialiste des réseaux de fibre optique qui apporte une réponse qualitative et adaptée aux besoins du marché Entreprises. IELO se distingue par son réseau optique de dernière génération déployé et exploité sur l'ensemble du territoire Français, offrant ainsi des solutions de connectivités innovantes et performantes pour accompagner la transformation numérique des entreprises. Chez IELO, l'Office & Happiness Manager est le soutien quotidien de toutes les équipes. Il veille à leur confort et à leur bien-être, en s'assurant qu'elles disposent d'un environnement de travail optimal, du matériel adéquat et des informations essentielles pour être pleinement efficaces. Ce poste polyvalent s'articule autour de deux grands axes complémentaires : 50 % Office & Happiness Management : création d'un cadre de travail agréable, organisation de moments conviviaux, gestion des espaces communs, animation de la vie de bureau, déplacement des collaborateurs etc. 50 % Gestion administrative RH : suivi des dossiers du personnel, gestion des entrées/sorties, participation à la paie, accompagnement administratif des collaborateurs, interface avec les prestataires sociaux, etc. Vous aurez pour principales missions : 1/ Bien-être au quotidien des collaborateurs - Assurer un accueil chaleureux aux nouveaux arrivants : - Mise à disposition du pack d'accueil (équipement matériel : Mac, consommables IT, écrans, téléphone, bureau, fauteuil, fournitures de bureau). - Gestion des Kizeo (entrées / sorties) - Accompagnement du nouvel arrivant (présentation aux équipes, tour des locaux, etc.) - Veiller au bon état général des locaux et au rangement des bureaux en sensibilisant les équipes - Gérer la décoration des bureaux - Gérer l'approvisionnement des bureaux en boissons (café, jus, etc.) et snacks (fruits frais, etc.) en privilégiant des options « healthy », suivre et gérer les commandes de courses en conséquence - S'assurer du respect des procédures sanitaires et gérer l'approvisionnement des consommables nécessaires (ex : hygiène) - Gestion du courrier et gestion de prestataires de courrier (La Poste, envoi colis, etc.) 2/ Support de niveau 1 pour la bureautique 3/ Participation aux actions de Qualité de Vie au Travail (QVT) - Mettre en place, en concertation avec les RH, les actions QVT décidées afin d'améliorer le cadre de travail et le bien-être des collaborateurs - Organiser et gérer les événements liés à la QVT dans le respect du budget alloué - Être force de proposition pour améliorer le cadre de travail et le bien-être des collaborateurs, et proposer des plans d'action 4/ Organisation des soirées et séminaires - Participer activement à l'organisation des séminaires de l'entreprise : - Recherche et réservation des hébergements et activités - Gestion des transports - Organisation et planification des activités - Organiser les événements internes et externes en lien avec les fournisseurs et clients utilisant les locaux 5/ Gestion des déplacements des collaborateurs - Centraliser et gérer les réservations d'hôtels pour les collaborateurs - Réserver les billets de train pour les collaborateurs. Ou gérer la plateforme de réservation des voyages et déplacements des collaborateurs - Participer à la mise en place d'une politique voyage pour l'entreprise et suivi mensuel des coûts et de l'application de la procédure - Négociation de tarifs préférentiels avec les différents hébergeurs et fournisseurs de moyens de transport - Gérer les contrats avec les VTC et les autres prestataires de déplacement (Uber) 6/Assurer la gestion administrative du personnel, avec l'aide de la Gestionnaire de paie et ADP. - Créer les dossiers du personnel - Suivre la validité des titres de séjour et des dispenses de mutuelle - Suivre les absences et les congés à l'aide du SIRH - Faire les adhésions à la mutuelle - Gérer et suivre les changements de RIB/adresse etc. - Préparer les éléments variables de paie pour chaque fin du mois (transport, acompte, RIB, ATD etc.) - Organiser les visites d'embauche - Organiser les visites après plus de 30 jours d'arrêts - Déclarer les nouveaux salariés sur chaque organisme etc. - Ticket restaurant - Prise en charge à 60% des frais de transports PROFIL : Qualités recherchées : - Sens de l'écoute, bienveillance - Dynamisme, créativité - Esprit d'initiative, autonomie - Rigueur, organisation - Excellentes qualités relationnelles - Capacité à gérer les imprévus ~@