RESPONSABILITÉS : La ou le gestionnaire est chargé(e) de la formation continue assure la prise en charge d'un stagiaire de la formation continue. Activité 1 : Conseil et orientation - Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation - Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité - Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs ... Activité 2 : Gestion administrative - Respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)... - Assurer la gestion du courrier et de la messagerie - Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : numéros RNCP, CPF... - Assurer le classement et l'archivage Activité 3 : Gestion scolarité - Gérer les IP, la saisie des notes - Participer aux délibérations des formations - Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC - Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le/la responsable pédagogique et les gestionnaires de scolarité - Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction - Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue) Activité 4 : Gestion financière - Élaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, France Travail sur les plateformes dédiées - Assurer le suivi des mises en paiement - Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement - Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière - Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires - Collaborer à la gestion des mises en paiement avec le/la gestionnaire financier(e) Activité 5 : Assistance logistique - Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation - Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons, journées portes ouvertes - Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations PROFIL RECHERCHÉ : Les « savoirs » : - Méthodes et outils d'aide à l'orientation - Droit de la formation - Diversité des publics - Techniques documentaires - Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique Les « savoir-faire » : - S'exprimer oralement et par écrit de façon claire et concise - Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone) - Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures - Trier, hiérarchiser et classer les informations - Gérer la confidentialité des informations et des données - Travailler en équipe - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir planifier son activité et respecter les délais - Accueillir les populations concernées - Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique - Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat (application) - Rédiger des documents simples d'information et de communication Les « savoir-faire » comportementaux : - Avoir un esprit d'équipe, être polyvalent, autonome, discret et disponible - Savoir travailler dans l'urgence - Être dynamique, rigoureux, réactif et méthodique - Avoir le sens du service public - Savoir anticiper et gérer la diversité des situations en lien avec le public - Savoir identifier et s'adapter aux divers interlocuteurs (étudiant, enseignant, services de l'université) - Savoir être disponible et à l'écoute - Savoir apporter des réponses personnalisées