ACCUEIL ET SECRÉTARIAT Vous assurez l'accueil et le suivi administratif des personnes accompagnées, de leurs proches et des différents interlocuteurs du service. À ce titre, vous serez notamment chargé(e) de : * Accueillir, renseigner et orienter les personnes accompagnées, leurs proches, les visiteurs et les professionnels de santé. * Gérer les appels téléphoniques et apporter un premier niveau de réponse aux demandes. * Réaliser les démarches administratives liées à l'accueil et à l'accompagnement des personnes : dossiers, admissions, contrats et documents de suivi. * Organiser les rendez-vous, réunions et différents temps de coordination. * Assurer la gestion du courrier, des mails et des documents administratifs. * Veiller à la mise à jour des bases de données et au respect de la confidentialité des informations. * Participer à la gestion des fournitures et des stocks de matériel administratif. * Assurer la coordination logistique des espaces d'accueil et des salles de réunion. * Travailler en lien avec les différents services de l'association afin de faciliter la circulation des informations. * Contribuer à maintenir un accueil chaleureux, bienveillant et respectueux des personnes accompagnées et de leur entourage. * Participer à la mise en œuvre des bonnes pratiques de bientraitance. * Réaliser des missions complémentaires en lien avec les besoins du service et l'encadrement de l'établissement. COORDINATION DU PORTAGE DE REPAS Vous assurez également la coordination quotidienne du service de portage de repas et veillez à la bonne organisation des livraisons. Vos missions seront notamment de : * Organiser les tournées et coordonner la livraison des repas conformément aux feuilles de tournée. * Assurer le suivi des contrats de livraison et mettre en place les nouvelles prestations. * Actualiser les informations nécessaires aux tournées : coordonnées des bénéficiaires, régimes alimentaires, habitudes et besoins particuliers. * Passer les commandes de repas auprès du fournisseur en respectant les procédures établies. * Veiller au respect des règles d'hygiène et de sécurité alimentaire, notamment des principes de la méthode HACCP. * Assurer le suivi et l'archivage des relevés de températures réalisés lors des livraisons. * Préparer et transmettre chaque mois les éléments nécessaires à la facturation des prestations. * Suivre l'état du véhicule de livraison et organiser les interventions d'entretien ou de maintenance nécessaires. * Coordonner l'activité des agents de livraison et veiller au respect des procédures et du règlement intérieur. * Organiser le travail des agents de livraison en tenant compte des besoins des personnes accompagnées et de la réglementation sociale. * Gérer les absences des agents de livraison et organiser les remplacements nécessaires. * Identifier les éventuels dysfonctionnements et en assurer la transmission à la direction. Vous êtes une personne organisée, polyvalente et réactive, capable de gérer simultanément des missions administratives, d'accueil et de coordination. Vous appréciez les postes qui nécessitent d'être en contact avec différents interlocuteurs et savez faire preuve de diplomatie et de discrétion. Nous recherchons idéalement une personne : * Titulaire d'une formation dans le domaine administratif, secrétariat, gestion ou coordination. * Disposant d'une première expérience sur un poste polyvalent, idéalement dans le secteur médico-social, sanitaire ou des services à la personne. * À l'aise avec les outils informatiques et les logiciels bureautiques. * Organisée, rigoureuse et capable de prioriser ses missions. * Dotée de bonnes capacités relationnelles et d'un réel sens de l'accueil. * Capable de travailler en autonomie tout en appréciant le travail en équipe. * À l'aise pour gérer les imprévus et trouver rapidement des solutions adaptées. * Sensible aux valeurs de respect, de bientraitance et de confidentialité. LES CONDITIONS DU POSTE * Poste : Secrétaire / Coordinateur(trice) Portage de Repas * Contrat : CDD de remplacement * Temps de travail : Temps complet * Prise de poste : Dès que possible * Lieu : Hébergement Temporaire de Saint-Gilles-Croix-de-Vie Vous souhaitez rejoindre une association engagée, exercer un métier polyvalent et contribuer concrètement à la qualité de vie des personnes accompagnées ? Rejoignez l'ADAMAD et participez à une activité où organisation, coordination et relation humaine sont au cœur du quotidien.