Descriptif du poste: - Mission principale:         Coordonner et/ou réaliser de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et/ou de ressources humaines d'une structure (direction, unité, service...). Sous la responsabilité du responsable administrative et financière de l'unité, il/elle assure le secrétariat et exécute les actes administratifs courants nécessaires au bon fonctionnement de l'unité. Il/ elle assurera la continuité administrative et financière de l'unité durant les absences du responsable.   - Activités principales:   · Tenir l'agenda de direction de l'unité et des collaborateurs internes et externes selon différents projets de l'unité. · Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet · Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et reporter à la direction · Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant les disponibilités budgétaires. · Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi. · Coordonner les aspects logistiques de la structure · Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs ·       Organiser la logistique des réunions, séminaires et manifestations dans le cadre de projets soutenus par l'US14   - Activités associées:   · Tenir le planning des séminaires et manifestations scientifiques · Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure Etablissement et suivi des ordres de missions et des états de frais · Saisir les commandes des différents projets de l'unité (missions, réservations hôtel, commandes de fournitures) et assurer leurs suivis jusqu'au paiement. ·  Gestion du secrétariat (courrier, affichage...) ·  Prendre les messages téléphoniques et orienter les correspondants ·  Organiser le classement, la mise à jour et la conservation des dossiers ·  Mettre à jour et diffuser des informations en interne et externe ·  Saisir, mettre en forme et éditer des documents divers   - Autres informations: - Durée: CDD 12 mois. Renouvelable.                  - Temps de travail : ·    Temps plein ·    38h30 hebdomadaires ·    32 jours de congés annuels et 12 RTT : 44 jours   ·    Télétravail possible - Rémunération : Agents contractuels : A partir de 2334.68 € brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent. Profil recherché: Connaissances: · Maîtriser les pratiques et usages de la gestion administrative · Méthodologie de conduite de projet · Techniques d'élaboration de documents · Connaissances budgétaires générales · Connaissance générale des ressources humaines · Maîtriser l'anglais (niveau II requis à l'oral et l'écrit) · Maîtriser les outils de bureautiques Savoir-faire: · Planifier et hiérarchiser les tâches à accomplir · Appliquer les normes de présentations administratives · Se conformer aux règles de gestion administrative en vigueur dans l'Institut. · Informer et rendre compte · Organiser et préparer les réunions et colloques · Maitriser les logiciels bureautiques · Maitriser un logiciel de gestion financière (idéalement maitrise de ORACLE/SAFIR, formation possible) · Savoir rédiger et communiquer en français et en anglais   Aptitudes: · Rigueur / polyvalence / Fiabilité · Discrétion · Bonne capacité d'organisation · Esprit d'analyse et de synthèse · Autonomie · Qualités relationnelles · Capacité à travailler en équipe - Expérience(s) souhaité(s): · De 2 à 5 années sur un poste similair - Niveau de diplôme et formation(s): · Bac+2 (BTS, DUT, Bachelor)