Assistant(e) de Direction H/F 59 - VILLENEUVE D ASCQ
Offre n° 5543335
Assistant(e) de Direction H/F
59 - VILLENEUVE D ASCQ - Localiser avec Mappy
Actualisé le 10 octobre 2024
Au sein de la Direction Opérationnelle qui comprend le territoire MEL et le Parcours Clients, rattaché(e) à la Directrice Opérationnelle spécificité Parcours Clients, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction pour accompagner, faciliter et optimiser la gestion administrative et opérationnelle de la Direction. Travaillant en étroite collaboration avec la Directrice, il/elle est la personne de confiance qui organise, gère, coordonne et assure le suivi de l'ensemble des activités visant à la seconder. Parmi vos missions : Secrétariat/Assistanat : - Assurer l'accueil téléphonique et/ou physique. - Gérer et optimiser l'agenda selon les préconisations de la Directrice. - Planifier les réunions en optimisant les lieux et les temps de trajet et en limitant les déplacements si cela ne dégrade pas la qualité de la réunion. -Travailler en parfaite collaboration avec les assistantes de direction de la gouvernance. Être solidaire entre elles dans les missions qui leur incombent - Coordonner et être l'interlocutrice privilégiée des assistantes de la direction pour garantir la fluidité et la transparence des informations Gestion logistique et RH du service : - Gérer les réservations diverses : salles, restaurants, transports... - Organiser les déplacements et les hébergements en cas de déplacements. - Suivre et renseigner les données RH utiles à l'établissement de la paie. - Être la référente des parcours d'intégration au sein de la direction et des départs. Montage et suivi administratif des principales activités de la direction : - Traiter directement certains dossiers et en assurer le suivi. - Préparer, centraliser et archiver les dossiers administratifs. - Renseigner et mettre à jour des tableaux de suivi. - Création de documents (notes internes, présentations PowerPoint, synthèses, comptes rendus réunions, formulaires). - Être le soutien auprès de la Directrice et de l'équipe. - Trier les informations et les documents et coordonner l'information (fonction relais). - Être en contact avec les différents métiers au sein de la direction pour traiter des sujets complexes. Suite des missions Gestion de la communication et du courrier : - Assurer la transversalité et la fluidité des échanges d'informations au sein de la direction, de la gouvernance et de toutes parties prenantes utiles d'informer. - Assurer le relais avec les différents interlocuteurs et favoriser la communication tant à l'intérieur qu'à l'extérieur du groupe - Gérer les correspondances : Assurer la gestion du courrier de sa réception à son traitement et en assurer le classement. Établir et suivre la facturation et les paiements aux fournisseurs : - Réceptionner les factures à mettre en paiement. - Rapprocher les factures avec les engagements budgétaires. - Créer les fournisseurs et renseigner les factures dans l'outil de gestion. - Relancer en cas de non-paiement. - Veiller au respect du budget (bureautique, déplacements, équipements...) Profit : De formation supérieure en assistanat de Direction ou d'un bac + 2, vous bénéficiez d'une expérience significative dans ce domaine. On vous reconnaît pour vos qualités d'organisation de rigueur, de discrétion et de confidentialité. Vous appréciez le travail en équipe et avez une aisance relationnelle. Vous savez vous adapter à vos interlocuteurs. Vous êtes à l'aise avec l'outil informatique.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 6 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Agent de maîtrise
- Secteur d'activité : Location de logements
Entreprise
Vilogia SA
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