Assistant de la division de Strasbourg F/H - Administration, gestion, organisation (H/F) 67 - STRASBOURG
Offre n° 5543342
Assistant de la division de Strasbourg F/H - Administration, gestion, organisation (H/F)
67 - STRASBOURG - Localiser avec Mappy
Publié le 09 octobre 2024
Descriptif du poste: Les principales activités du poste proposé consistent à réaliser les missions suivantes, dans le cadre d'un remplacement sur une période de 8 mois (janvier - août 2025) : - Gérer les dossiers en appui des chargés de mission (création et mise en forme de courriers, enregistrement sur le SI, archivage) : autorisations (gestion du tableau de suivi des procédures, complétude du SI, réalisation d'un accusé de réception, relance des autorisations arrivant à échéance) ; inspections et incidents (dossiers métiers et tableaux de pilotage, relance des exploitants qui n'ont pas répondu dans les délais, appui à la préparation des inspections) ; contrôle qualité de la base de données de télédéclaration (doublons, erreurs de renseignement.) ; - Gérer l'arrivée, la diffusion et le classement des courriers (papier et électroniques) ; - Contribuer à la gestion de la qualité (notamment mise à jour d'indicateurs qualité) ; - Assurer l'accueil téléphonique et orienter les interlocuteurs extérieurs, en particulier pour les guider dans l'utilisation de nos outils de télédéclaration ; - Mettre en forme, relire et valoriser les supports écrits, courriers sortants vers les exploitants ou de présentation ; - Réserver les salles de réunion ; - Gérer les fournitures de bureau et les véhicules de la division. Profil recherché: Vous avez idéalement une expérience reconnue d'au moins minimum 3 ans dans des fonctions d'assistant(e). Vous maîtrisez les outils bureautiques (traitement de texte, tableur) et avez une réelle capacité à vous approprier les outils informatiques en général et à travailler dans un environnement dématérialisé. Vous avez une bonne expression écrite ainsi qu'un sens de l'organisation et une rigueur dans la gestion des dossiers. Vous savez travailler en équipe, y compris avec des collègues à distance. Votre discrétion (respect de la confidentialité des informations), votre curiosité intellectuelle, votre sens du service public, votre capacité d'initiative et d'autonomie vous permettront de réussir à ce poste. Niveau d'études minimum requis : Bac ou niveau équivalent Compétences générales : - Connaissances - Environnement administratif - Outils informatiques (Word, Excel) - Savoir faire - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif - Rédiger, mettre en forme et relire un courrier - Rendre des comptes - S'adapter à des outils informatiques en évolution - Savoir-être - Rigueur - Discrétion - Autonomie - Esprit d'équipe
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 8 Mois
Contrat travail - Salaire
- Salaire brut : A négocier
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Informations complémentaires
- Qualification : Cadre
- Secteur d'activité : Analyses, essais et inspections techniques
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