Rattaché(e) à la Direction Générale et en lien étroit avec les équipes Développement, Gestion des Actifs et Comptabilité, vous assurez des missions variées mêlant gestion administrative, gestion immobilière et accueil. Vos missions Gestion administrative - Préparer et suivre différents dossiers administratifs : - Labels qualité ; - Dossiers liés aux services à la personne ; - Documents et déclarations réglementaires ; - Dossiers immobiliers spécifiques. - Assurer un support administratif transversal : - Mise à jour des documents administratifs et commerciaux des résidences ; - Suivi et actualisation des bases de données (Excel et outils internes) ; - Classement et archivage des documents physiques et numériques ; - Élaboration de tableaux de bord et reportings. - Gérer les dossiers des propriétaires des appartements des résidences seniors : - Mise à jour des baux ; - Constitution et suivi des dossiers administratifs ; - Gestion documentaire associée. Gestion immobilière - Assurer le suivi de la maintenance technique des résidences : - Interventions ; - Contrats de maintenance ; - Devis ; - Rapports et contrôles. - Gérer les dossiers d'assurance et de sinistres : - Ouverture et suivi des dossiers ; - Coordination des expertises ; - Gestion des devis, travaux et indemnisations. - Participer au suivi des opérations de travaux et d'amélioration du patrimoine : - Coordination des intervenants ; - Suivi des procédures ; - Contribution à l'amélioration de la performance et de la durabilité des bâtiments. - Contrôler les dépenses immobilières : - Vérification des factures ; - Suivi budgétaire ; - Contrôle de conformité avec les devis et contrats validés. - Participer à la préparation des : - Conseils syndicaux ; - Assemblées générales ; - Commissions de sécurité. - Contribuer à l'ouverture de nouvelles résidences : - Préparation et analyse des documents ; - Organisation logistique (mobilier, déclarations administratives, équipements) ; - Réception des ouvrages et suivi des réserves, garanties de parfait achèvement et garanties biennales. Accueil et relations internes - Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et prestataires ; - Rédiger et suivre les courriers et courriels ; - Faire le lien entre les différents services du groupe et les interlocuteurs externes.- Profil recherché - Formation Bac +2 minimum (BTS Professions Immobilières, BTS Gestion Immobilière, DUT/BUT Gestion ou formation équivalente). - Expérience confirmée de 5 ans minimum dans un poste similaire, idéalement en gestion immobilière, syndic ou gestion de patrimoine. - Maîtrise des outils bureautiques et de l'environnement Microsoft 365, notamment Excel et Word (publipostage, formulaires, tableaux de suivi). - Excellentes qualités rédactionnelles et organisationnelles. - Sens du service, rigueur, autonomie et polyvalence. - Aisance relationnelle et goût du travail en équipe. - Présentation soignée et professionnalisme indispensables Rejoindre les Villas Ginkgos, c'est intégrer un groupe en développement qui œuvre chaque jour pour favoriser la longévité et l'autonomie des seniors, au sein d'un environnement humain, bienveillant et porteur de sens.