RESPONSABILITÉS : Gestion des réservations de voyages et d'hébergement - Accueillir les enseignants-chercheurs et effectuer une orientation simple vers les bonnes démarches et les options disponibles - Réaliser les demandes de réservation de billets de transport et d'hébergement via la plateforme Globéo, en respectant les seuils tarifaires définis pour les nuitées - Assurer la conformité des réservations avec les procédures et les règles applicables - Transmettre les éléments de la réservation au Pôle Mission pour validation officielle - S'assurer de la bonne exécution des réservations Suivi administratif post-mission - Assurer le suivi des demandes de remboursement suite aux missions - Aider les ECs à constituer leur dossier de remboursement en vérifiant la complétude et la conformité des pièces justificatives - Effectuer le service fait (SF) dans les délais impartis - Transmettre les dossiers complets au Pôle Mission via OsTicket pour traitement final - Assurer un suivi de la qualité des prestations et de la satisfaction usagers Gestion des demandes exceptionnelles et dérogations - Veiller à réduire le nombre des demandes exceptionnelles en anticipant les besoins - Traiter les demandes hors-circuit (demandes de dérogation) et transmettre les dossiers vers le Pôle Mission pour validation des exceptions - Constituer le dossier complet avec justifications adéquates Suivi administratif et documentation - Assurer le suivi administratif complet des demandes (de l'ordre de mission à la clôture) - Gérer l'archivage et la traçabilité des pièces justificatives - Assurer le reporting Communication et coordination - Assurer un accueil courtois et informatif des ECs - Maintenir des échanges réguliers avec le Pôle Mission et la DSR&ED - Communiquer par email et par téléphone avec les ECs et les prestataires externes - Assurer le suivi de l'expérimentation avec le responsable qualité PROFIL RECHERCHÉ : COMPÉTENCES TECHNIQUES - Connaissance des procédures administratives de gestion des missions en secteur public - Règles de transparence et de conformité en gestion publique - Connaissance des enjeux de conformité, de traçabilité et de justification des dépenses publiques. - Maîtrise de la suite Office (Word, Excel,) - Capacité à rédiger des documents, à gérer des tableaux de suivi, et à organiser sa communication email de manière structurée. COMPÉTENCES RELATIONNELLES - Accueil et orientation des usagers (ECs) : Capacité à recevoir les ECs avec courtoisie, à comprendre rapidement leurs besoins et à orienter de manière claire vers les solutions appropriées - Capacité à convaincre pour des procédures mieux comprises et mieux appliquées Communication écrite et orale - Maîtrise du français écrit et parlé ; capacité à rédiger des emails clairs et à communiquer efficacement par téléphone en français et en anglais. - Anglais : niveau B2 minimum : Capacité à lire, écrire et converser en anglais par email et par téléphone avec des correspondants extérieurs (prestataires internationaux, ECs anglophones). - Capacité d'écoute et d'empathie : Être attentif aux demandes des ECs, comprendre leurs contraintes et leurs besoins, et fournir un service centré sur l'usager. COMPÉTENCES TRANSVERSALES - Rigueur et attention aux détails : Capacité à vérifier la complétude des dossiers, à respecter les normes et procédures, et à minimiser les erreurs administratives. - Organisation et gestion des priorités : Capacité à gérer un flux de 40 à 50 missions par mois, à respecter les délais et à planifier le travail de manière logique. - Autonomie partielle avec supervision : Savoir travailler de manière autonome dans le cadre défini, tout en sachant escalader ou demander validation pour les cas particuliers. - Adaptabilité et apprentissage : Capacité à apprendre rapidement les outils et procédures, et à s'adapter aux ajustements liés à l'expérimentation. - Environnement universitaire et ESR : Compréhension générale du fonctionnement des universités, de la notion de mission de recherche, et des profils des enseignants-chercheurs.