RESPONSABILITÉS : Missions principales : La secrétaire médicale gère les missions suivantes : - La gestion du courrier des médecins du CPDS (frappe/relecture, mise en page, édition, envoi) - L'information des partenaires médicaux et paramédicaux suite aux séjours et/ou consultations des patients pris en charge au sein du service - L'accueil physique et téléphonique des patients et des intervenants internes ou externes à l'hôpital (médecins, laboratoires...), de l'administration... - L'orientation des appels internes et externes - La gestion des rendez-vous en collaboration avec les médecins du service, la gestion des plannings médicaux et des sages-femmes (ainsi que des autres professionnels médicaux et paramédicaux du Centre Public de Santé) : rendez-vous, absences... - La gestion du Dossier Patient Unique (commande, classement, archivage, transmission) - La facturation des consultations et des actes réalisés par les professionnels médicaux et paramédicaux du CPDS - La tenue de la régie de recettes (la secrétaire médicale est régisseur) : l'encaissement, la mise en sécurité (coffre) et le transport régulier d'espèces et de moyens de paiement - la tenue d'un suivi précis du compte de la régie - pour ces aspects de la fonction, le trésorier-payeur de la TP des hôpitaux est le référent fonctionnel de la secrétaire médicale - La supervision et le respect des règles d'identito-vigilance dans l'activité du CPDS - La participation à l'organisation d'actions de santé publique au sein ou à proximité du CPDS, en lien avec les animateurs en santé publique - Le QR Codage (numérisation de documents) Missions spécifiques : - La gestion des commandes administratives - La gestion des demandes de dossier par les patients, en lien avec le service des usagers Evolution possible : Assistant médical (certificat CQP), à l'issue d'une formation de 266 heures - missions de prise de constantes des patients et de coordination du parcours de soin Spécificités du poste : - Grille de travail de 7 h par jour, avec repos fixe les week-ends et jours fériés (sauf cas particuliers le samedi matin) - Horaires de travail incluant 1h30 de repas - Congés et RTT pris en regard des règles en vigueur dans l'établissement, à organiser avec les collègues et validés par l'encadrement - Amplitude horaire du secrétariat de 9 h 00 à 17 h 30 - Tenue d'une régie de recettes et de dépenses PROFIL RECHERCHÉ : Formations obligatoires requises : Etre titulaire du baccalauréat F8 ou SMS, ou d'une formation équivalente Connaissances particulières (Savoir-faire ) : Techniques du secrétariat Maitrise du vocabulaire médical Maitrise de la dactylographie Maitrise des logiciels institutionnels : Crossway, DIC'T, QR Code, TsXCare Maitrise des logiciels : Word, Excel, Powerpoint, Outlook Téléphonie Expériences professionnelles (Savoir-faire ) : Avoir une expérience dans le secrétariat médical Qualités professionnelles (Savoir-être ) : - Capacités d'organisation et de gestion - Capacités relationnelles avec les équipes médicales et paramédicales - Capacités à travailler en équipe - Capacités d'anticipation - Capacité à gérer des situations relationnelles complexes / des situations de tension avec des patients - Capacités d'accueil, d'écoute et d'observation - Capacités à fournir les informations nécessaires au bon fonctionnement du service, à la hiérarchie, à rendre compte - Capacités d'adaptation, d'actualisation des connaissances et des nouvelles technologies - Polyvalence - Réactivité - Prise d'initiatives - Disponibilité - Rigueur - Ponctualité - Secret professionnel Prévention - Sécurité : Travail sur écran Transport d'espèces / de moyens de paiement