Nous recherchons une personne structurée et rigoureuse qui saura mettre de l'ordre dans nos processus administratifs tout en gardant une excellente relation client. Vous aurez un véritable impact sur la stabilité financière et le développement de l'entreprise. VOS MISSIONS EN DÉTAIL 1. GESTION COMMERCIALE ET PRODUCTION DE DEVIS Traitement des demandes clients - Réception des appels et emails de demandes de location de matériel - Qualification du besoin client : type de matériel, tonnage, durée, lieu d'intervention - Élaboration de devis détaillés EN AUTONOMIE : calcul des tarifs location + chauffeur + transport + assurances selon notre grille tarifaire - Envoi rapide des devis (objectif : sous 2h maximum) - Relance commerciale des devis non signés Gestion administrative commerciale - Établissement des bons de commande et contrats de location - Vérification des documents clients (Kbis, assurances, attestations) - Constitution des dossiers clients complets dans Pennylane - Archivage numérique organisé 2. FACTURATION ET SUIVI DES PAIEMENTS (MISSION CRITIQUE) Facturation systématique - Émission des factures immédiatement après chaque prestation (location terminée = facture envoyée le jour même) - Saisie complète dans Pennylane : client, prestation, dates, tarifs - Envoi des factures par email et/ou courrier selon préférences clients - Tenue d'un tableau de bord hebdomadaire des factures émises Suivi rigoureux des encaissements - Pointage QUOTIDIEN des paiements reçus dans Pennylane - Identification immédiate des factures en retard (> échéance + 7 jours) - RELANCES SYSTÉMATIQUES : - Relance 1 : email automatique à échéance + 7 jours - Relance 2 : appel téléphonique à échéance + 15 jours - Relance 3 : courrier recommandé + blocage compte à échéance + 30 jours - Reporting hebdomadaire à la direction : état des impayés, actions menées - Coordination avec le service contentieux si nécessaire IMPORTANT : Le suivi des paiements est LA mission prioritaire de ce poste. Nous avons besoin de quelqu'un de méthodique et persévérant qui ne laissera aucune facture sans suivi. Votre rigueur permettra d'assainir notre trésorerie. 3. GESTION DU STANDARD ET DES COMMUNICATIONS - Réception et orientation des appels téléphoniques - Gestion de la boîte mail du Directeur : tri, traitement, réponses simples, signalement des urgences - Gestion de la boîte mail du Chargé d'affaires : idem - Accueil des visiteurs et fournisseurs - Interface entre les clients et les équipes terrain 4. PLANIFICATION ET COORDINATION Gestion du planning de location - Tenue du planning général sur Outlook : disponibilité matériel, affectation chauffeurs - Optimisation des tournées et affectations - Communication quotidienne avec les grutiers et chauffeurs - Transmission des bons d'intervention aux équipes terrain - Gestion des imprévus : pannes, retards, demandes urgentes clients 5. GESTION DU PARC MATÉRIEL ET VÉHICULES - Suivi de l'état du parc : grues, camions, chariots, équipements - Planification des entretiens et contrôles réglementaires (APAVE, CACES, contrôles techniques) - Tenue des carnets de bord des véhicules : kilométrages, entretiens, réparations - Suivi de la consommation de gasoil : relevés, cartes carburant, budget - Veille réglementaire : permis CACES, assurances matériel, conformités - Relations avec les fournisseurs : entretien, pièces détachées, pneumatiques - Aide ponctuelle au chargement/déchargement des camions quand votre planning le permet (esprit d'équipe apprécié !) 6. UTILISATION DES OUTILS INFORMATIQUES - Pennylane : logiciel principal pour facturation, comptabilité, gestion clients/fournisseurs - Outlook : planning, emails, coordination équipes - Excel : tableaux de bord, suivis, reporting - Word : courriers, contrats, documents administratifs - Logiciel de gestion de stock (formation assurée si besoin)Formation et expérience OBLIGATOIRES - Expérience confirmée minimum 3 ans dans le secteur du levage / manutention / location de matériel BTP Cette expérience est INDISPENSABLE : vous devez connaître le matériel (grues mobiles, ponts roulants, chariots), comprendre les contraintes techniques, parler le même langage que les grutiers et les clients du BTP. - Formation Bac+2 minimum : BTS Gestion PME, DUT GEA, BTS Commerce, BTS Technico-commercial, ou équivalent - Excellente maîtrise d'Excel (tableaux croisés, formules, graphiques) - Expérience avec un logiciel de gestion type