RESPONSABILITÉS : Organiser et assurer la gestion des formations en apprentissage Activité : gestion de la scolarité - Elaborer les emplois du temps (pré-rentrées et cours) en collaboration avec les enseignants et le service du planning, prévoir et gérer les rattrapages de cours - Planifier et contrôler les Inscriptions Pédagogiques (paramétrer IPweb notamment) - Assurer l'accueil téléphonique, physique ainsi que la diffusion des informations - Mettre à jour des pages internet des diplômes - Organiser la remise de diplômes - Organiser les voyages d'études Activité : planifier les examens et contribuer au bon déroulement des épreuves - Elaborer les plannings d'examen en collaboration avec les enseignants, les autres composantes et le service du planning - Préparer et assurer l'organisation matérielle des examens : reproduction des sujets, commande de copies et coordination des surveillants administratifs - Superviser le déroulement des épreuves Activité : gestion des notes et résultats - Vérifier et saisir les notes - Organiser et superviser les délibérations, élaborer les Procès Verbaux - Edition et délivrance des relevés de notes et des diplômes Activité : organiser et assurer le bon déroulement de la campagne de candidature Activité : suivre la formation des étudiants en apprentissage - Collecter, assurer le suivi des attestations de présence et transmettre un rapport mensuel des présences au CFA (logiciel de Formasup) - Etablir les contrats et les conventions avec les OPCO - Suivre la facturation aux OPCO - Être en lien avec l'Agence Comptable pour l'identification des versements reçus sur le compte de l''université Activité : assurer la gestion des dossiers des enseignants vacataires - Créer et suivre les règlements des heures d'enseignement des vacataires d'enseignement sous le logiciel OSE - Assurer l'interface avec les vacataires d'enseignement PROFIL RECHERCHÉ : Les « savoirs » : - Parfaite connaissance du fonctionnement d'une formation ouverte à l'apprentissage - Connaître les règlements de contrôle des connaissances - Connaître son environnement universitaire et les services transversaux Les « savoir-faire » : - Savoir appliquer les procédures internes - Maitriser les techniques de rédaction d'un courrier administratif et d'une note d'information - Maitriser les logiciels de gestion APOGEE, OSE - Maitriser les logiciels WORD et EXCEL Les « savoir-faire » comportementaux : - Savoir être organisé, méthodique - Savoir anticiper et être réactif - Savoir gérer les situations de stress et de conflit avec un étudiant - Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université) et être à l'écoute