Référence CSP: O085250/423000054 Assurer le secrétariat du pôle (soutien administratif et organisationnel) Assurer la gestion des activités quotidiennes Assurer l'exécution budgétaire principalement informatique Mission : gestion administrative pour le pôle : * Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle * Relire, corriger et mettre en page les documents produits par les agents du pôle Mission : assurer le secrétariat de la directrice du pôle * Organiser la vie professionnelle de la Directrice du pôle (organiser et planifier les réunions, gérer l'agenda) * Prendre des notes, rédiger et mettre en forme des travaux bureautiques (courriers, notes, délibérations, décisions, compte-rendu...) * Accueil téléphonique et physique (filtrage et orientation des appels téléphoniques, prendre et transmettre des messages) * Traiter les mails et les courriers * Assister la Directrice du Pôle dans l'organisation du travail du pôle * Suivre les projets et les activités portés par la direction du pole * Suivre des tableaux de bords, mettre en place les outils de suivi * Assurer l'exécution budgétaire en collaboration avec la directrice du pôle Mission : assister le service informatique dans les missions suivantes : * Mettre en forme les projets de délibérations, conventions, courriers et décisions * Suivre les dépenses et les commandes liées au numérique * Contacter les prestataires et prévenir le service financier (erreurs de facturation, manque des factures...) * Participer à la gestion du droit à tirage * Élaborer les dossiers de financement et de subventions liées au numérique * Suivre les dépenses des marchés et des contrats de maintenance * Assurer le suivi des échéanciers * Prêter assistance à la préparation des supports de réunions * Assurer le prêt de matériel * Créer les tickets de demande de support sur l'outil GLPI Missions transversales : * Travail transversal confié aux assistantes en termes de fonctionnement général * Assurer la continuité de service au sein des assistantes * Réception des débordements d'appels concernant les services du pôle