Référence CSP: O978250/423000618 L'assistant(e) de direction placé (e) sous l'autorité de la directrice, il (elle) est chargé(e) d'apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec l'ensemble des services de la collectivité, les élus ainsi que les différents partenaires. Il (Elle) fournit les renseignements dans le domaine d'activité de la direction et en assure le suivi administratif. Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique). * Accueil téléphonique et physique * Réceptionner les appels de la direction: informer, orienter, filtrer, transmettre et renseigner en sachant hiérarchiser (degré d'importance, d'urgence), * Effectuer les relances téléphoniques (phoning) * Traitement et suivi administratif et financier * Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion) * Assurer les tâches de secrétariat * Gérer l'agenda et les priorités * Gérer les flux des documents entrant et sortant de la direction * Organiser les déplacements, les réunions et les rendez-vous * Organiser le traitement et la diffusion des informations * Etre capable de rechercher des informations via la lecture de documents et/ou de bases de données et en faire la restitution * Préparer et assurer le suivi des bons de commande * Enregistrer et ventiler les factures de la direction * Traitement et suivi des dossiers spécifiques * Préparer les dossiers spécifiques : vérifier la conformité et nombre de pièces * Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service (bons de commande, notes de services, PV, arrêtés, décisions, délibérations...) * Alimenter et actualiser les tableaux de bord de la direction * Suivi administratif des personnels * Tenir à jour les plannings de congés et les états de présence de la direction * Assurer l'organisation des entretiens professionnels (convocation, transmission des comptes rendus des entretiens à la DRH) Disponibilité demandée lors des pics d'activités ou face à des urgences. Une complémentarité et une forte solidarité entre les collègues est attendue afin d'assurer la bonne marche et la continuité de la direction. L'espace de travail sera dans un bureau partagé équipé d'ordinateur avec bureautique, logiciels, imprimante/photocopieurs/scanners, téléphone