POSTE : Assistant Pédagogique et Administratif - Roissy-En-France 95 H/F DESCRIPTION : Dans le cadre du développement de nos activités à Roissy et du déploiement de nouveaux projets à Orly, nous recherchons un(e) Assistant(e) pédagogique et administratif(ve) F/H. Au coeur du fonctionnement du centre, vous assurez l'organisation administrative et logistique des formations. Vous accompagnez les apprenants et les formateurs avant, pendant et après chaque session. Votre mission : garantir des dossiers complets, des sessions parfaitement préparées et un parcours fluide pour chaque apprenant. Vos missions Gestion des inscriptions - Réceptionner les dossiers transmis par l'équipe commerciale ; - Vérifier la conformité et la complétude des informations recueillies ; - Contrôler les prérequis nécessaires à l'entrée en formation ; - Collecter les pièces administratives et justificatifs attendus ; - Relancer les candidats lorsque leur dossier est incomplet ; - Enregistrer les apprenants dans le logiciel de gestion ; - Mettre à jour les informations personnelles et administratives ; - Vérifier les conditions de financement ou de règlement avant l'entrée en formation ; - Transmettre les situations particulières à la personne compétente ; - Sécuriser chaque inscription avant le début de la session. Préparation administrative des formations - Établir les conventions, contrats et documents liés à la formation ; - Préparer et transmettre les convocations ; - Communiquer aux apprenants les dates, horaires, lieux et modalités pratiques ; - Préparer les listes de participants ; - Constituer les dossiers pédagogiques des sessions ; - Éditer les feuilles d'émargement et documents de suivi ; - Préparer les questionnaires et supports d'évaluation ; - Vérifier la disponibilité des programmes et documents obligatoires ; - S'assurer que les formateurs disposent de toutes les informations nécessaires ; - Classer les documents selon les procédures internes. Planification et organisation des sessions - Participer à l'élaboration du calendrier des formations ; - Mettre à jour le planning des sessions ; - Coordonner les disponibilités des formateurs, salles et équipements ; - Réserver les espaces et ressources nécessaires ; - Vérifier les capacités d'accueil et le nombre de participants ; - Anticiper les éventuels conflits de planning ; - Informer les équipes de toute modification ; - Organiser le report ou l'annulation d'une session lorsque cela est nécessaire ; - Actualiser les outils de planification en temps réel ; - Veiller à la bonne préparation logistique de chaque formation. Accueil et suivi des apprenants - Accueillir et orienter les apprenants lors de leur arrivée ; - Présenter les principales informations relatives au fonctionnement du centre ; - Répondre aux questions administratives et pratiques ; - Assurer un suivi régulier tout au long du parcours ; - Enregistrer et traiter les absences et retards ; - Recueillir les justificatifs nécessaires ; - Alerter en cas d'absences répétées, de décrochage ou de difficulté particulière ; - Transmettre les informations utiles aux équipes pédagogiques et commerciales ; - Participer à la prévention des abandons ; - Accompagner les apprenants jusqu'à la fin de leur parcours. Coordination des formateurs - Transmettre aux formateurs les plannings, listes d'apprenants et informations nécessaires ; - Préparer les dossiers et supports administratifs des sessions ; - Recueillir les disponibilités des intervenants ; - Vérifier le retour des documents après chaque formation ; - Relancer les formateurs en cas de pièce manquante ; - Contrôler la remise des émargements, évaluations et comptes rendus ; - Faire remonter les difficultés rencontrées durant les sessions ; - Participer à l'intégration administrative des nouveaux formateurs ; - Mettre à jour les dossiers des intervenants ; - Faciliter les échanges entre les formateurs et les autres pôles. Suivi des présences et documents pédagogiques - Contrôler quotidiennement les feuilles d'émargement ; - Vérifier la conformité des signatures et horaires déclarés ; - Identifier les anomalies et obtenir leur régularisation ; - Enregistrer les présences, absences et abandons dans les outils ; - Suivre l'avancement des parcours ; - Vérifier la réalisation des évaluations prévues ; - Collecter les questionnaires de satisfaction ; - S'assurer de la bonne conservation des preuves de réalisation ; - Garantir la traçabilité administrative et pédagogique des actions de formation. Organisation des évaluations et certifications - Planifier les évaluations et sessions de validation ; - Préparer les convocations et listes de candidats ; - Vérifier les conditions d'inscription et pièces requises ; - Organiser les salles, matériels et documents nécessaires ; - Coordonner la présence des évaluateurs ou jurys ; - Enregistrer les résultats ; - Préparer et transmettre les attestations, certificats ou documents de fin de parcours ; - Ass...